Предусмотрите штатные или нештатные ситуации, разработайте план работы с учетом того, кто, что, когда и в какой последовательности будет действовать. Помимо обслуживания самого стенда, то есть непосредственной работы, сотрудники могут также заниматься изучением рынка (конкурентов, посредников, поставщиков и т. п.). В этом случае руководитель стенда должен скоординировать такую работу сотрудников второго эшелона с действиями первого эшелона.
Третий эшелон, имеющий полный перечень полномочий для подписания документов, пока могут позволить себе немногие российские фирмы. Это преж де всего связано с тем, что в очень редких случаях, особенно при участии в промышленных выставках, подписываются договоры. Другой причиной является то, что очень дорого стоит время руководителя фирмы или его заместителей для простого пребывания на выставке. Однако ситуацию можно исправить, если администратор стенда согласует с руководителями фирмы возможное время присутствия в какие-то опре деленные дни, часы или конкретное время, которое устроит как клиента, так и руководителя, для проведения переговоров.
Как показывает практика, всегда дополнительно приходится решать новые сиюминутные тактические задачи.
Следует помнить, что хорошо организованный выставочный стенд и хорошо управляемая руководителем выставочная команда гарантируют, что:
– выставочный стенд в любое время дня будет чистым, аккуратным и прибранным;
– рекламная продукция и сувениры всегда будут в наличии;
– почетные гости всегда будут в центре внимания и будут пользоваться уважением;
– теплый прием и угощение гарантируются всем заинтересованным клиентам;
– все технические средства, экспонаты и оборудование стенда всегда будут бесперебойно функционировать;
– план работы на каждый день будет точно выполняться;
– правила работы сотрудников каждого эшелона будут безукоризненно соблюдаться;
– атмосфера на выставочном стенде и за его пределами будет дружелюбной и спокойной;
– руководитель или его заместитель всегда будут точно знать, где в данный момент времени находится любой сотрудник;
– все переговоры с посетителями стенда всегда будут письменно зафиксированы и впоследствии обработаны для дальнейшей результативной деятельности;
– после завершения выставки все статистические материалы, собранные сотрудниками, будут обработаны, проанализированы и по ним будут сделаны определенные выводы и даны рекомендации.
Всех посетителей выставки, как было отмечено в предыдущей главе, условно можно разделить на следующие категории: реальные покупатели, любопытные, любители макулатуры, зеваки, круглые глаза, игроки, ястребы, крохоборы, индифферентные зрители, искатели работы, назойливые мухи, тихие и незаметные. С каждым из них необходим индивидуальный метод работы. Кроме того, вы должны четко уметь определять поведенческие типы личностей (доминирующие, непосредственные, зависимые, скептики) и знать, как с ними работать.