В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся в том числе расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, – для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, – для иных организаций.
Таким образом, организация, расположенная в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеет право относить затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте и расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями), включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, к расходам на оплату труда при условии, что в организации принят соответствующий локальный нормативный акт или действует коллективный договор, регулирующий порядок, размер и условия компенсации соответствующих затрат (письма Минфина России от 07.02.2006 № 03-03-04/1/95, от 19.05.2005 № 03-03-01-04/1/269, от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/225, от 13.04.2005 № 03-03-01-04/4/43, от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/161).
Пример.
Северяне вылетают в отпуск в Анталию рейсом Сургут – Москва, а затем Москва – Анталия – Москва, Москва – Сургут.
Работодатель оплачивает авиабилет Сургут – Москва – Сургут и Москва – Анталия – Москва, причем последний – по стоимости перелета по маршруту Москва – Сочи – Москва на основании справки о стоимости такого перелета, взятой в кассе авиаперевозчика, полагая, что пунктом пересечения границы был г. Сочи. Работник представил также туристическую путевку и договор на туристическую поездку в Турцию.
В данном случае работодатель неправильно определил место пересечения границы Российской Федерации. В действительности это аэропорт г. Москвы, а не г. Сочи.
Работодатель может отнести к расходам только стоимость билета Сургут – Москва – Сургут. Он также должен обложить компенсированную работнику стоимость перелета по маршруту Москва – Сочи – Москва налогом на доходы физических лиц.