Что представляет собой журнал учета доверенностей? Листы журнала должны быть заранее пронумерованы и прошнурованы. Журнал учета, как и корешки доверенностей, и сами бланки доверенностей, хранятся у сотрудника, ответственного за выдачу доверенностей.
Доверенности утвержденных форм содержат все реквизиты, необходимые для того, чтобы документ был признан действительным. Если доверенность составляется в произвольной форме, она обязательно должна включать в себя дату составления, реквизиты представителя (паспортные данные и должность) и организации, выдавшей доверенность. Необходимо также указывать действия доверенного лица, на которые выдана доверенность.
Особо следует отметить такой реквизит, как дата составления доверенности. В доверенности может быть не указан срок ее действия, и это не послужит поводом для признания ее недействительной, так как максимальные сроки действия доверенностей установлены законодательно. Но доверенность, в которой не указана дата ее составления, по закону признается ничтожной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Хотелось бы также обратить внимание бухгалтеров, ответственных за выдачу доверенностей, на необходимость заполнения обратной стороны типовых доверенностей (перечень материальных ценностей, их количество). На практике, к сожалению, эти графы часто остаются незаполненными. Это, безусловно, является нарушением требований к заполнению доверенностей, ведь в этом случае вы выдаете доверенность, практически не указывая, что именно вы доверяете сотруднику, т. е. каковы границы его ответственности.
Если сотрудник, на которого выписана долгосрочная доверенность, увольняется из организации до истечения срока ее действия, следует предупредить в письменном виде поставщика, у которого эта доверенность хранится, о прекращении ее действия. Вообще же действие доверенности согласно ст. 188 ГК РФ прекращается в случаях:
1) истечения срока доверенности;
2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
3) отказа лица, которому выдана доверенность;
4) прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
5) прекращения юридического лица, которому выдана доверенность;
6) смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
7) смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
Что касается доверенностей, по которым организация отпустила товарно-материальные ценности, они, как уже говорилось выше, должны быть приложены к экземпляру накладной, по которой производился отпуск товара, и храниться вместе с ней.