Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа. Отпуск – это копия отосланного документа.
Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:
1) нотариальные копии – это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;
2) официально заверенные копии – это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;
3) простые заверенные копии – это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.
Особый вид копий – дубликат. Дубликат – это копия, имеющая юридическую силу подлинника.
Личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.
Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.
В любой организации, в процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют ее управленческую деятельность следующие документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.
2.2. Требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 к оформлению документов
Для оформления документов используются следующие реквизиты:
№ 01 – Государственный Герб Российской Федерации;
№ 02 – герб субъекта Российской Федерации;
№ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
№ 04 – код организации;
№ 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
№ 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
№ 07 – код формы документа;
№ 08 – наименование организации;
№ 09 – справочные данные об организации;
№ 10 – наименование вида документа;
№ 11 – дата документа;
№ 12 – регистрационный номер документа;
№ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
№ 14 – место составления или издания документа;
№ 15 – адресат;
№ 16 – гриф утверждения документа;
№ 17 – резолюция;
№ 18 – заголовок к тексту;
№ 19 – отметка о контроле;
№ 20 – текст документа;
№ 21 – отметка о наличии приложения;
№ 22 – подпись;
№ 23 – гриф согласования документа;
№ 24 – визы согласования документа;
№ 25 – оттиск печати;
№ 26 – отметка о заверении копии;
№ 27 – отметка об исполнителе;
№ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;