».
Пять фаз мастерского управления рабочим процессом
Это руководство предназначено для организации «горизонтального» контроля — он подразумевает сбор, идентификацию и управление полным списком своих обязательств. Стадии 2 и 3 поясняются далее на диаграмме рабочего процесса, которую рекомендуется держать на виду до тех пор, пока у вас не выработается стойкая привычка следовать её рекомендациям.
1. Сбор
Соберите всё, что занимает ваше внимание и разместите в надёжных внешних хранилищах (в своей корзинке «входящих» материалов, в ящике с электронной почтой, в портативном компьютере, голосовой почте и т. д.), чтобы уже не держать всё это в своей голове, надеясь только на свою память.
Убедитесь, что у вас таких хранилищ не больше, чем вам действительно необходимо.
Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое (см. следующий этап).
2. Обработка
Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).
Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется, выбросьте его, или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите; также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.
Если относительно чего-то требуется что-то выполнить, решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут), или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий), или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых действиях). Если одного действия, чтобы закрыть вопрос, будет недостаточно, определите новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.
3. Организация
Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:
• Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);
• Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);
• Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);
• В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).
Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Дóма, За компьютером и т. д.).
Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.
Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т. д.).