Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.
Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
На заманчивое предложение о сотрудничестве постарайтесь ответить по возможности срочно, если оно стоящее. Наверняка, его автор послал такие же письма вашим конкурентам.
Ответ может быть отрицательным или нейтральным (если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут принять окончательное решение). В любом случае письмо следует закончить вежливо.
Если вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.
Поблагодарите за письмо, указав продукты, товары, услуги и др., которые были предложены вашему вниманию.
Сообщите о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенной в вашей компании.
Перечислите вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.
Предложите встречу с вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.
Выразите надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробел для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Цель запроса или требования — получить информацию, помощь или некое желательное для вас действие со стороны вашего aдресата.
В начале письма дайте ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.
Кратко представьте себя, свою фирму.
Объясните, почему вы пишете это письмо, изложите ваш интерес.
Объясните, что бы вы хотели получить от адресата.
Закончите письмо стандартной фразой типа «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Ответ на запрос или требование обычно пишется по такому плану.
Вначале сделайте ссылку на письмо с запросом.
Укажите ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.
Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.
Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и др.