Решение, которое традиционно обеспечивали текстовые файлы, совершенно противоположно по своему характеру: оно повышает гибкость взаимодействия между различными сторонами за счет использования более свободных договоренностей между ними и более подробного описания формата кодирования данных. В качестве метода хранения простых данных и организации обмена ими XML заменил традиционные текстовые файлы во многих областях применения. XML-файлы представляют собой обычные текстовые файлы, отличающиеся тем, что в них содержится дополнительная информация относительно собственной структуры. Это позволяет упростить их обработку стандартными способами и облегчает их повторное использование. Разработчики останавливают свой выбор на текстовых форматах по той причине, что с ними проще работать, ибо они более терпимы к изменениям схемы организации данных и облегчают учет специфики различных версий. XML поднимает текстовый способ хранения данных на более высокий уровень.
XML предлагает достижение разумного компромисса между чрезмерно сложным и чрезмерно упрощенным подходами к структуризации информации. Такое наполовину структурированное хранение данных обеспечивает значительные преимущества по сравнению с обычными текстовыми файлами. Данные сохраняются в иерархическом текстовом формате с использованием дескрипторов (tags), предоставляющих информацию о структуре содержимого. Например, информация о шрифте может быть сохранена посредством фрагмента текста ххх , который позволяет приложению, интерпретирующему текст, легко определить, что означает этот элемент данных. Приложения, работающие с XML-данными, могут выбирать лишь те порции текста, которые представляют для них интерес или смысл которых для них понятен. Таким образом, XML является важным усовершенствованием по сравнению с предыдущими текстовыми форматами, такими как файлы *.INI, контейнеры PropertyBag или HTML-текст, так как обеспечивает одновременно и больший объем структурной информации, и большую гибкость.
Поскольку в настоящее время XML очень широко используется в качестве средства обмена информацией, наличие его поддержки является весьма важной характеристикой любой современной программной среды. Не будь ее, каждый разработчик был бы вынужден самостоятельно писать собственные наборы функций для синтаксического анализа текстовых файлов и извлечения или сохранения необходимых данных. Такое решение было бы крайне неэффективным и значительно увеличило бы вероятность появления в приложениях ошибок, которых можно было бы избежать. Поскольку большинство разработчиков заняты созданием приложений, а не синтаксических анализаторов, "самодеятельные" варианты реализации обычно способны выполнять то, что требуется, лишь в минимальном объеме и почти во всех случаях не подвергаются достаточно тщательному тестированию. Более того, в случае пользовательской реализации достижение максимальной производительности почти всегда приносится в жертву сокращению сроков разработки. В результате этого пользовательские варианты реализации оказываются, как правило, менее надежными и менее эффективными по сравнению с профессиональными решениями, предназначенными для широкого использования.