Бухгалтерский учет с нуля (Крюков) - страница 26
Самые важные хозяйственные события связаны с взаимодействием организации с внешним миром. Такие события оформляются внешними документами. От других организаций внешние документы поступают в бухгалтерию обычно в бумажном виде, правильность их оформления бухгалтеры должны проверять.
Проверки расчетов, казалось бы, можно избежать, если из документа, представленного в бумажном виде, видно, что он составлен с помощью компьютера. Зачем бухгалтеру проверять на калькуляторе расчеты, сделанные на компьютере, ведь компьютер не ошибается? Компьютер работает под управлением компьютерной программы, и он действительно не ошибается в том смысле, что абсолютно точно исполняет все инструкции, которые заложены в компьютерной программе. Но программист, составлявший программу, мог ошибиться и заложить в программу какую-нибудь неправильную инструкцию. Есть еще одна причина необходимости арифметической проверки документов, сформированных с помощью компьютера. Компьютер позволяет вносить в готовый электронный документ произвольные исправления. И этой возможностью мог воспользоваться работник, готовивший документ.
Так что бумажный документ, составленный с помощью компьютера, может содержать арифметические ошибки, выявить которые обязан бухгалтер.
Бухгалтер может быть относительно уверен в правильности расчетов только тех документов, которые составлены лично им и с помощью той компьютерной программы, в надежности которой лично он неоднократно убеждался. А расчеты в любых других документах все же следует проверять.
Выше шла речь о бумажных документах, т. е. о документах, которые печатаются на бумаге, т. е. о бумажном документообороте.
Альтернатива бумажному документу – электронный документ. Соответственно бумажному документообороту существует такая альтернатива, как электронный документооборот.
Электронный документ – это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – тогда мы получим бумажный аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью Интернета – всемирной компьютерной сети.
Но электронный документ значительно проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.
Электронные документы уже широко используются в отношениях между организациями и банками, организациями и налоговыми органами. Это существенно упрощает взаимодействие, хотя в большинстве случаев электронные документы требуется подтверждать бумажными документами.