На этом основании для признания расходов на рекламу в качестве расходов по обычным видам деятельности организации-рекламодателю необходимо иметь документы, подтверждающие выполнение рекламных работ и услуг, оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
В зависимости от вида рекламных расходов необходимый пакет документов, подтверждающий произведенные рекламные расходы, может включать в себя:
– договор на оказание рекламных услуг;
– протокол согласования цен на рекламные услуги;
– свидетельство о праве размещения наружной рекламы;
– технический паспорт рекламного места;
– утвержденный дизайн-проект;
– акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг);
– счета-фактуры от рекламного агентства;
– платежные документы, подтверждающие оплату рекламных услуг;
– товарную накладную (форма № ТОРГ-12 утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132); требование-накладную (форма № М-11) и накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15; обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а);
– акт на списание рекламной продукции (форма акта должна быть разработана организацией самостоятельно и утверждена в качестве одного из приложений к бухгалтерской учетной политике);
– акт об уценке товаров (форма акта должна быть разработана организацией самостоятельно и утверждена в качестве одного из приложений к бухгалтерской учетной политике) и т. д.
Для обоснования и документального подтверждения целесообразно также утвердить маркетинговую политику организации и оформить организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения руководителя) на каждое конкретное рекламное мероприятие.
Применительно к каждому конкретному виду рекламных расходов приведенный выше перечень подтверждающих документов может быть расширен и дополнен другими не менее важными документами.
Пример
В ходе аудиторской проверки установлено, что в проверяемом периоде в составе расходов на продажу в бухгалтерском учете ООО «Барт», занимающегося производством пищевых упаковочных материалов для продуктов глубокой заморозки в г. Омске (рекламодатель), были отражены и учтены в целях исчисления налога на прибыль в неполном объеме документально подтвержденные затраты на рекламу по договору оказания услуг № 36 от 02.02.2009, заключенному с ООО «Рекламное агентство DVR» (исполнитель).
Согласно представленному договору перечень оказываемых услуг оформлен приложением № 1'.
На основании п. 1.1 приложения № 1 к этому договору перечислен перечень рекламных услуг, а именно: