Как часто тебе приходится отправлять почту? Если изредка, то можешь воспользоваться службой рассылки или доставки. Для этого не нужно отправляться в почтовое отделение. Просто пригласи к себе в офис или домой сотрудников фирмы по доставке. Конечно, их деятельность соответствующим образом вознаграждается. Здесь только тебе решать, что в данный момент важнее сэкономить – время или деньги. Порой потраченный рубль и сохраненные минуты приносят существенную прибыль.
Есть еще одна важная рекомендация: если тебе необходимо передать действительно очень важную информацию, воспользуйся серьезными почтовыми службами. Почему? Причина проста – ты будешь знать, с кого спросить в случае каких-либо накладок. С электронной почтой сделать это будет гораздо сложнее.
Если ты хочешь произвести впечатление, то, делая письменное приглашение на торжественные мероприятия, напиши его от руки. Этим ты выкажешь уважение адресату. Не буду напоминать и о том, что все подписи на отправляемой корреспонденции необходимо делать собственноручно. Какая тут экономия времени? Все просто. Ты своими руками творишь «взаимное время» с тем человеком, которому пишешь. При встрече ты сэкономишь время на том, что ваши отношения уже выстроены в положительном ключе. И тебе не надо тратить время на то, чтобы произвести благоприятное впечатление. Оно уже есть.
Также предлагаю тебе всю личную переписку вести от руки. Таким образом, ты, во-первых, просто не разучишься писать. Во-вторых, в очередной раз отдашь дань уважения адресату. И, в-третьих, для чего-то существуют ручки, и ты их для чего-то приобретаешь!
Твои деловые письма (по Нелли Власовой)
Должен ли ты писать письма, или пять предварительных вопросов.
Перед тем как начать письмо, уточни следующие моменты.
1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение за какую-нибудь задержку, рекламное письмо).
2. Должны ли тебе ответить на него?
3. Будет ли письмо понятно твоему адресату, не вызовет ли оно каких-либо неясностей по предлагаемой проблеме?
4. Уверен ли ты, что письмо придет в срок? А если ты не уверен, то не лучше ли отправить его телексом или телефаксом? Или, может быть, лучше позвонить?
5. Ясно ли ты представляешь, о чем писать, какой цели добиваться?
Твои шесть правил деловой стилистики.
1. Ты употребляешь слова в письменной речи только с одним понятием или с ограниченной группой понятий.
2. Ты применяешь сравнительную степень.
3. Ты, используя превосходную степень, употребляешь приставку «наи-».
4. Ты употребляешь слово в тексте только в одном значение. Недопустима замена синонимом.