6.2. Тайм-менеджмент офиса
В чем заключается тайм-менеджмент офиса? Прежде всего он подразумевает исключение или смягчение влияния условий, мешающих работе, и только после этого собственно способы организации времени. От тайм-менеджмента отделов он отличается более общими положениями, ориентированными на большие коллективы, т. е. на большее число различных по характеру и особенностям выполняемых обязанностей людей.
При использовании тайм-менеджмента офиса наиболее распространен прием с матрицей Эйзенхауэра.
Все дела можно распределить таким образом:
1) несрочно, важно;
2) срочно, важно;
3) несрочно, неважно;
4)срочно, неважно.
Психологи склонны думать, что многие офисные сотрудники привыкли к постоянным авралам. Объясняется это тем, что при этом на подсознательном уровне человек ощущает свою нужность, незаменимость, да так, что потом ему сложно вернуться к размеренной жизни. Это дорога делится на два пути: первый ведет к нервному истощению, а другой делает человека трудоголиком в плохом смысле. Однако и те и другие хотели бы жить в более спокойном темпе и при этом успевать больше. Этот квадрант называется «несрочно, важно». Именно здесь находятся те дела, которые делают существенный вклад в результат. А в квадранте «несрочно, неважно» чаще всего находится то, что называют похитителями времени в офисе.
На что же обычно бездарно тратится рабочее время в офисе? Попробуем сгруппировать.
1. Общение. Это прежде всего разговоры, ладно если еще рабочие, а то и частенько за жизнь. Разговоры по работе имеются в виду те, которые можно было бы не вести или вести короче и качественнее. Тут очень важно правильное соотношение – пропорция: налаживание теплых отношений в коллективе и одновременно недопустимость перекладывания выполнения чужих обязанностей, решения проблем, которые не относятся к делу или могут быть устранены другими людьми, и т. д. В офисе нужно стараться говорить с людьми так, чтобы они чувствовали себя с вами комфортно, но не садились на шею и при этом уважали ценное рабочее время. Офисным служащим рекомендуется завести распорядок дня и выделить 2-3 ч в самое продуктивное и удобное время для дел, особо значимых или требующих сосредоточенности. Важно выстроить такую систему правил поведения и отношений в офисе, чтобы максимально ограничить прерывания по незначительным поводам.
2. Предметы и пространство. Пространство и предметы, имеющиеся в офисе, тоже влияют на то, насколько эффективно они располагают к работе и как используется время. Возможно, стоит сделать перестановку мебели в помещении, чтобы было больше пространства, меньше ненужных вещей и одновременно с этим все было бы под рукой.