При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Согласно правилам статьи 65 перечисленные в ней документы предъявляются, но на хранение у работодателя они не остаются, за исключением трудовой книжки. В соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» порядок хранения трудовой книжки устанавливается Правительством Российской Федерации.
Согласно статье 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Однако согласно статье 309 ТК РФ документом, подтверждающим время работы у работодателя – физического лица, является письменный трудовой договор. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Практически это означает, что лицо, впервые поступившее на работу к работодателю – физическому лицу, останется без трудовой книжки – основного документа гражданина Российской Федерации о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ст. 66 ТК РФ).
Согласно этой статье в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Исключением являются случаи, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Что же касается трудового договора, то в нем фиксируются условия трудовой деятельности работника на момент его заключения. Перевод на другую работу у того же работодателя, перевод на работу в другую организацию, увольнение с работы, основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе в трудовом договоре содержаться не могут (ст. 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ).
Говоря другими словами, работник не в состоянии подтвердить свою трудовую деятельность и трудовой стаж иначе как при помощи различного рода справок, выдаваемых работодателем.
Хотелось бы также упомянуть, что юридическое значение имеет только трудовая книжка установленного образца. Новая форма трудовой книжки установлена Правительством РФ. Трудовые книжки, формы которых определялись правовыми актами Союза ССР, продолжают оставаться действительными.
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц), являющийся юридическим лицом, не зависимо от вида и формы собственности, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)