Достаточно редко возникает необходимость в точных цифрах, в пересмотре целых кип расчетов и таблиц, которые выдают на-гора сотрудники отдела управленческого учета. Лично я верю в «операционный» уровень точности, достаточный для принятия решения. Например, если вы не уверены, что показатель равен 10, а не 12, спросите себя: изменится ли мое решение в зависимости от того, является показатель равным 10 или 12? Если ответ отрицательный, считайте, что показатель равен 11, и смело переходите к решению других проблем.
Вы должны изменить приоритеты в сфере расчетов, сосредоточив усилия на тех показателях, которые действительно необходимы для принятия решений.
Другая важная проблема и составляющая бесполезного документооборота – так называемая качественная информация, которая в недавнем прошлом буквально захлестнула многие компании. Это были многочисленные умозрительные построения и доклады на всевозможные околоделовые темы, которые при всей многословности фактически не давали ничего полезного читателю. Когда я только начал работать, первое, что я усвоил, – люди редко говорят то, что думают, и столь же редко подразумевают то, что говорят, стараясь все завуалировать, облечь в дипломатическую форму. Постарайтесь быть прямым и честным с подчиненными и помогите им проявлять честность и прямоту при общении с вами. Внушите им, что, когда требуется написать докладную, отчет или письмо, надо сосредоточиться на содержании, на том, что конкретно они хотят сказать, а не на словесной оболочке, в которую надо облечь это по слание (как им советовал очередной консультант). Отчеты должны быть прямыми и четкими, полными содержания и экономичными по стилю.
Наконец, не рассылайте копий всем на свете. В свое время и я поступал так же. Когда мне попадалась какая-либо интересная заметка или информация о конкуренте или когда я сам писал что-то, что могло бы заинтересовать других, я все это копировал и рассылал тем, кому это могло быть интересно.
Другие делали то же самое и присылали мне интересную информацию, по 10–20 заметок. И дело не только в том, сколько времени вы потратите, чтобы переправить всю эту литературу в корзину для бумаг, – в любом случае разбор подобной корреспонденции загружает мозг, отвлекает от работы.
Сейчас я дважды подумаю, прежде чем снимать копию с документа и отсылать его кому-либо. Хочу ли я обратить внимание человека на что-то или, посылая ему дополнительную информацию, я как бы денонсирую свое основное послание и нарушаю тот модус операнди, который я сам создал в своей компании? Действительно ли надо отрывать у него 15 минут на эту заметку или я предпочитаю, чтобы за это время он позвонил нашему клиенту? Сейчас, когда я