Конечно, бывают случаи, когда служащим можно узнать что-то о шефе у секретаря, но подчиненным не следует ставить секретаря в трудное положение, задавая вопросы просто из праздного любопытства или те вопросы, на которые может дать ответ только сам шеф.
Курение. Отсутствие пепельницы в приемной или офисе может служить свидетельством того, что в данном месте курение нежелательно или даже, возможно, запрещено. Даже если в частном офисе имеется пепельница, гость обычно ждет, когда хозяин кабинета закурит сигарету или же предложит ее посетителю. В частный офис посетителю не разрешается входить с зажженной сигаретой или сигарой.
Правила, касающиеся официальных средств коммуникации, к примеру форма письменных приглашений, четко расписаны, и этим правилам требуется следовать очень точно. Но и неофициальные коммуникации – от телефонных разговоров до карточек с поздравлениями с Рождеством – также в определенной степени подчиняются определенным стандартам, хотя и существует много отклонений от общих правил, вполне допустимых, а порой и весьма полезных. Ниже приводятся основные требования к личным посланиям.
Основные формы письма. Форма написания писем в определенной степени зависит от формы и размера бумаги и от того, какие штампы должны разместиться на первом листе. В письмах к зарубежным партнерам следует соблюдать следующие правила.
Адрес и дата. Адрес отправителя следует написать не только на конверте, но и где-нибудь на самом послании, если только получатель не знает адрес настолько хорошо, что лишний раз писать его не имеет смысла. Напечатанный адрес может быть отделен пробелом и размещен вверху первой страницы. Обычно адрес пишут вверху справа, а ниже, после пробела, ставят дату, но и дата и адрес – как вместе, так и отдельно – могут быть помещены и на последней странице. Важно лишь не забыть указать дату и написать ее достаточно разборчиво. Можно вместо даты ставить день недели, к примеру «среда», но это не самый лучший выбор. Если штемпель неразборчив, а письмо по какой-либо причине задержалось, получателю остается только гадать, какая именно среда имелась в виду. Дату проще всего писать в форме «Март 12» или «Янв. 4, 1997» (сокращения месяцев допустимы только в личных письмах и посланиях). Избегайте таких форм, как 2/5/07, поскольку получатель может не понять – написано ли письмо 2 мая или же 5 февраля.
Начало и конец письма. Стандартным обращением, с которого начинается письмо, является «Дорогой Джордж». Использование слова «мой» перед обращением имеет особый смысл. Как это ни странно кажется на первый взгляд, но «Мой дорогой мистер Смит» считается более официальным и холодным обращением, чем «Дорогой мистер Смит». «Мой» может быть использовано только по отношению к постороннему или к кому-либо, знакомство с кем поверхностно или носит крайне официальный характер.