Города. На любой своей корреспонденции не сокращайте названия городов. В этом правиле нет исключений. Не используйте слово «город» вместо полного названия города, чтобы указать, что адресат письма находится в том же городе, что и отправитель.
Страны. Не сокращайте названия стран – как в деловой, так и в любой прочей корреспонденции – с одним исключением: вместо «United States of America» правильно употреблять «USA» (но не «US»). Замечание: название страны пишется на конверте заглавными буквами «ITALY» (но не «Italy»).
Имена людей и названия фирм. Название корпорации, организации или фирмы должно быть напечатано точно так, как напечатано в верхней части их писем. Если фирма использует вместо «and» амперсанд (&), то следует ставить именно его, если вместо «Corporation» используется «Corp.», то следует точно повторить это написание.
Не сокращайте имя человека ни на конверте, ни в самом письме.
Числа. Для обозначения номеров домов и комнат используйте только цифры, не используйте знак номера в любой части адреса.
Всегда пишите буквами название улиц (авеню, бульваров и так далее), которые содержат числительные; это правило распространяется только на числа от одного до десяти включительно.
Конфиденциальное письмо. Крайне раздражает (и весьма мало помогает), когда работники рекламных служб ставят на свои письма гриф «Конфиденциально» или «Лично» для того, чтобы их письмо получило особое внимание.
Слово «конфиденциально» следует использовать, когда деловой вопрос по какой-либо причине выделяется из обычной деловой почты. Это слово следует правильно размещать на конверте, писать заглавными буквами и подчеркивать. На конверте это слово пишется выше имени адресата, непосредственно же в письме это слово помещается в центре под главным адресом, но выше приветствия. Слово «личное» по понятным причинам ставится только на конверте.
Даты. Дата на продиктованном письме должна соответствовать времени диктовки стенографистке, но не дате, когда письмо было перепечатано.
Дата ставится на отдельной строке. Иногда дату размещают в конце письма, слева, однако обычным местом является верхняя часть письма, где дата проставляется и в центре, и впритык к правому или левому краю. Чтобы дата выделялась отчетливо, она должна стоять по крайней мере через две пустых строки от заголовка письма. Официальный деловой стиль требует, чтобы название месяца не сокращалось.
Складывание и вложение письма. Для того чтобы письмо не оказалось разрезанным, когда отрезается край письма, лист следует складывать лишь по горизонтали (и правильнее всего – когда верхняя часть письма располагается около передней части конверта). Когда используется лист, который требуется согнуть и по горизонтали, и по вертикали, постарайтесь, чтобы конверт не заполнил по длине все письмо. Правильная процедура заключается в том, что сначала загибается нижняя часть – примерно на одну треть снизу; затем загибается верхний край, причем второй сгиб размещается примерно на расстоянии в полдюйма от первого. Вкладывать письмо в конверт следует таким образом, чтобы, разрезая верхнюю часть письма, нож для писем не разрезал само письмо.