Число участников может быть различным, но опыт показывает, что оптимальное количество — от пяти до семи человек. Заранее определяется время проведения мероприятия и его продолжительность. (Наиболее удачной считается продолжительность, выбранная японскими компаниями, равная 60 минутам.) Время выступления участников также можно определить заранее. В США, например, каждому отводится всего одна минута. Считается, что если человек не может изложить свою точку зрения за это время, то он в принципе не в состоянии этого сделать.
Большое значение имеет помещение, в котором проводится мероприятие. Если оно недостаточно проветривается и в нем наблюдается недостаток кислорода, это резко снижает качество работы.
Приведу один пример. На одном из заседаний участник по имени Олег П. сделал Хорошее предложение и затем уснул. После того как все выступили, предложение Олега П. поставили на голосование. Председатель сказал: «Кто за предложение Олега, попрошу проголосовать». В это время его сосед, стараясь разбудить Олега, тихонько толкнул его в бок. Тот, не разобравшись в сути происходящего, поднял руку и сообщил: «Я первый за это предложение». На что председатель любезно заметил, что Олегу надо быть скромнее. Все участники покатились со смеху...
Температура в помещении должна быть комфортной. Если будет слишком жарко, люди начнут засыпать, если холодно — участники станут с нетерпением ждать окончания, чтобы согреться. И главное — никто не должен курить. Никотин мгновенно блокирует области мозга, ответственные за формирование идей и предложений. Трудно и почти невозможно поверить, но за много лет участия в мозговых штурмах у нас ни один участник не курил. Курение строго запрещалось.
Все участники должны находиться в ровном эмоциональном состоянии. Хорошо периодически разряжать обстановку оптимистическими и юмористическими высказываниями.
«У меня, — говорит председатель заседания, — вчера было большое горе: жене вместо получки по ошибке отдал заначку.»
Если не все присутствующие знакомы между собой, необходимо сначала обменяться визитками, назвав четко имя, отчество и должность. А то недалеко и до курьезного случая.
Однажды мы с коллегами в Болгарии в мэрии г. Бургаса проводили совещание на тему развития российско болгарских отношений. В это время открылась дверь, вошел гражданин в спецовке, стал стирать пыль и крутить настольную лампу, стараясь по ходу разговора делать свои замечания. Думая, что это электрик, который ремонтирует электрический прибор, мы ему любезно намекнули, что сами знаем, как устанавливать международные отношения. И не стоит каждому прохожему давать нам советы.