Конвои двигались по довольно узкой по морским меркам полосе шириной 180–200 миль, между кромкой арктических льдов и водами, омывающими оккупированную немцами Норвегию. Архипелаг Шпицберген приходилось огибать с юга из-за сплошных льдов, расположенных к северу от него, и большого количества дрейфующих айсбергов.
Наиболее опасным был период примерно с января по апрель, когда судам приходилось идти южнее островов Ян-Майен и Медвежий. Район последнего острова, получившего название благодаря большому числу живших на нем белых медведей, был самым гиблым местом. Здесь конвои от баз Кригсмарине и Люфтваффе в Северной Норвегии отделяло всего 150–200 миль.
При формировании конвоев учитывались два основных показателя: место назначения и скорость хода транспортов. Ни комплектность груза, ни вооружение или габариты судна в расчет не принимались. Правда, иногда высота мачт или труб, резко выделяющаяся на фоне остальных, могла послужить причиной отказа включения корабля в конвой. По скоростным характеристикам транспорты подбирались в конвой так, чтобы весь конвой в целом мог следовать со скоростью равной или на один узел меньше скорости самого плохого «ходока», имевшегося в его составе.
Незадолго до выхода конвоя в море в порту формирования для соответствующего инструктажа собирали капитанов и старших радистов всех транспортов. Как правило, это мероприятие проводилось в помещении офицера морской службы контроля и продолжалось 30–45 минут. Уточнялись основные элементы будущего перехода, и каждый мог задать интересующие вопросы. На инструктаже доводились общие указания по движению конвоя: место каждого транспорта в строю, дистанция между ними и колоннами, скорость на переходе, порядок выхода и построения, позывные и опознавательные сигналы, принимаемые меры в случае атаки и так далее. Обязательно напоминалось о важности и необходимости затемнения и поддержания бездымности на переходе. Перед выходом в море, обычно в конце инструктажа, каждый капитан получал пакет необходимых секретных документов и сигнальную книгу торговых судов. Кроме того, капитаны снабжались инструкциями и указаниями на случай специфических условий и чрезвычайных ситуаций.
После этого суда выходили в море, где формировали походный ордер. При строе в несколько кильватерных колонн головное судно каждой колонны являлось ведущим. Один из головных транспортов назначался ведущим всего строя. При выходе ведущего из строя выполнение его функций автоматически принимал на себя головной транспорт соседней колонны справа. Военные корабли занимали круговой ордер вокруг транспортов. Командиром всего конвоя являлся старший офицер эскорта, который находился на одном из кораблей охранения. Непосредственным руководством по вождению судов в конвое и их маневрированию занимался коммодор конвоя, подчинявшийся старшему офицеру эскорта.