Во всех компаниях, которые я помогал строить, я просматривал индикаторы эффективности еженедельно. В College Pro Painters мы называли это «еженедельным РПВ» — «результатом на первый взгляд». РПВ был важен для еженедельной постановки целей и планирования. Если в вашем текущем плане не учтен еженедельный обзор ключевых показателей, может ли он быть эффективным? Спорим, что нет. А сколько раз в месяц вы просматриваете ключевые показатели?
Итак, каждый проект в плане компании имеет свои ключевые показатели, и их необходимо отслеживать, чтобы проект был вовремя реализован, не вылез за рамки бюджета и достиг поставленных целей. Отличный способ этого добиться — собирать данные с помощью «отчетной системы 5/15».
Как работает система 5/15
Раз в две недели ваши непосредственные подчиненные пишут отчет на одну-две страницы, где описывают состояние каждого показателя, за который они отвечают. На заполнение отчетов следует отводить не более 15 минут, а вы должны тратить на их прочтение не более пяти — отсюда и название. Каждый показатель помечается кружком зеленого, желтого или красного цвета, демонстрирующим, все ли идет плану, или есть какие-то проблемы, или проект еще не запущен. Система отчета 5/15 позволяет быть в курсе состояния всех показателей, что, разумеется, лучше, чем внезапно узнать о проблеме, когда уже слишком поздно что-то менять.
Я рекомендую вашим сотрудникам включить в отчеты 5/15 следующие пункты:
— Цели сотрудников на будущую неделю.
— Их достижения за две предыдущие недели.
— Что сейчас хорошо идет в их отделе.
— Что в их отделе можно было бы улучшить.
— Как они чувствуют себя в группе, где работают.
Раз в год отслеживайте, как часто вы измеряете и анализируете показатели, и вносите необходимые коррективы на будущее. У вас было достаточно данных в прошедшем году? Помогло бы вам, если бы измерения проводились чаще или реже? Обязательно ответьте себе на эти вопросы.
Где следует хранить и изучать данные
В идеале показатели компании нужно разместить в интранете для всеобщего доступа или в приложении к корпоративному сайту, чтобы все сотрудники могли видеть их независимо от того, подключены ли они к сети. Я убедился, что эффективнее всего, когда данные собирает финансовый отдел и делает их доступными и понятными, оформляя в виде таблиц, а ответственным нужно поручить следить за тем, чтобы данные об их сфере регулярно обновлялись, причем вовремя.
У каждого сотрудника, отвечающего за один из показателей деятельности компании, должна быть своя информационная доска, которую можно придвинуть к общей доске компании Например, у маркетинга может быть мини-панель для 10–15 показателей, которые измеряют их сотрудники и по которым отчитываются каждую неделю и месяц перед всем отделом. Каждый сотрудник отдела тоже должен иметь свою панель. Самыми эффективными оказываются настольные белые доски размером с монитор компьютера, на которых сотрудник отмечает свои два-три показателя, при этом они видны всем остальным.