Делопроизводство. Подготовка служебных документов (Демин) - страница 88

4.4. (Иное – указать конкретно.)

V. Ответственность

5.1. Заместитель директора по управлению персоналом несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам осуществления деятельности по управлению персоналом.

5.1.2. Невыполнение решений директора.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

График сменности – акт, определяющий состав сотрудников, выполняющих свои трудовые функции по сменам в течение установленной продолжительности рабочего времени, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [88] .

Графики сменности целесообразно включать в приложение к коллективному трудовому договору (см. ранее) [89] .

Пример документа представлен ниже.

График отпусков – акт, определяющий очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в течение календарного года. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [90] .

О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала [91] .

Пример документа представлен ниже.

Деловое письмо – одна из наиболее распространенных форм письменного сообщения, подготовленного в соответствии с определенными требованиями [92] и предназначенного для информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения) [93] . Письма могут готовиться компанией:

♦ как ответные – например, в связи с исполнением компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

♦ как сопроводительные – например, в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

♦ как ответы – например, в связи с получением компанией запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

♦ как инициативные.

Подготовленный исполнителем текст [94] делового письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании (иного уполномоченного лица) или (и) предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Как правило, в тексте делового письма рассматривается только один вопрос [95] . Структура делового письма определяется его функциональным назначением и видовой принадлежностью (рис. 16.1). Обычно содержание рассматриваемого документа состоит из двух частей: в первой излагается причина, основание или обоснование составления делового письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки; во второй, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. [96]