♦ сведения о категории и виде телеграммы;
♦ сведения об адресате;
♦ текст [101] ;
♦ подпись;
♦ сведения об отправителе [102] .
Текст телеграммы [103] излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка – ТЧК, запятая – ЗПТ, двоеточие – ДВТЧ, тире – ТИРЕ, кавычки – КВЧ, скобки – СКБ, восклицательный знак – ВСКЛ, вопросительный знак – ВПРС. Все цифровые данные в тексте пишутся словами [104] . Знаки №, —, + и др. также пишутся словами: номер или НР, минус, плюс и т. д. Подпись оформляется отдельной строкой (с абзацного отступа) и включает полное наименование должности и фамилию лица, подписавшего телеграмму. Проект телеграммы готовится исполнителем документа, визируется его непосредственным руководителем, после чего представляется на подпись директору компании. Копия подписанного проекта телеграммы передается в отделение связи, где оператор производит оформление документа на бланке установленного образца [105] . Факт передачи телеграммы подтверждается квитанцией. Пример документа представлен ниже.
Глава 18 Служебная записка
Служебная записка – письменное сообщение, подготовленное в соответствии с определенными требованиями и предназначенное для оперативного обмена информацией между сотрудниками (структурными подразделениями) компании по вопросам ее внутренней повседневной деятельности. Сведения об основных видах служебных записок представлены на рис. 18.1.
Рис. 18.1. Виды служебных записок
Содержание служебной записки состоит из двух-трех частей: вводной, основной и, если требуется, заключительной [106] .
Во вводной части указывается тема документа (вопрос или группа вопросов деятельности компании), поясняются причины, которые послужили поводом для его подготовки. В основной части служебной записки, начинающейся с абзаца, как правило, содержится аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения, то есть, по сути, его краткое обоснование. В заключительной части документа обычно излагаются выводы и предложения.
Оформление документа производится на листе писчей бумаги формата А4. Служебную записку подписывает ее автор. Реквизитами документа являются:
♦ сведения об адресате;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись;
♦ отметка о наличии приложения.
Пример документа представлен ниже.
Генеральному директору ОАО «Аверс»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О снятии дисциплинарного взыскания с техника Г. Д. Елкиной