Обычно жалобы состоят из элементов:
– рационального – что-то было сделано неправильно или не удовлетворило клиента (например пятно на кузове);
– эмоционального – мысли и эмоциональная реакция клиента.
Необходимо помнить об этих элементах жалобы, сперва ослабляя эмоции и уменьшая злость и разочарование. Очень важно дать клиенту ощутить вашу заботу о нем. А уже потом приступить к решению реальной проблемы. Приему жалоб необходимо научиться. Далее приведены некоторые рекомендации одной из автокомпаний:
Цель рассмотрения жалоб – решать проблемы. Обучите персонал работе с жалобами. Разработайте такую процедуру рассмотрения жалоб, чтобы с клиентами работали эффективно и весь персонал знал, что надо делать.
Правила рассмотрения жалоб:
– работа с жалобами требует времени, убедитесь, что оно есть;
– не защищайтесь и, тем более, не будьте агрессивными;
– дайте клиенту высказаться, не перебивайте его, показывайте внимание и участие;
– выражайте понимание, но не признавайте и не отрицайте ответственность;
– медленно и терпеливо пытайтесь обнаружить основную проблему;
– убедитесь в правильном понимании проблемы, предлагая клиенту подтвердить повторением;
– поймите, что нужно клиенту, чтобы почувствовать себя удовлетворенным;
– постарайтесь немедленно удовлетворить потребности клиента;
– если проблему нельзя решить немедленно, расскажите клиенту, что и когда вы намерены сделать, уточните, насколько его это удовлетворит, убедитесь в том, что это решение реально выполнимо;
– проверьте, насколько клиент удовлетворен.
Должна быть разработана процедура приема жалоб, и необходимо ознакомить с ней всех сотрудников, контактирующих с клиентами. Ответственные за рассмотрение жалоб должны пройти специальное обучение. Они должны знать политику удовлетворения потребностей клиентов”.
Отношения гражданина – физического лица, использующего автомобиль для бытовых нужд с ремонтным предприятием регулируют:
– Гражданский кодекс РФ (нормы о подряде и возмездном оказании услуг);
– Закон РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 “О защите прав потребителей”;
– “Правила оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств”, утвержденные постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2001 г. № 290.
Все споры по поводу качества работ и причиненного ущерба решаются в суде.
К отношениям любого предприятия или индивидуального предпринимателя, использующих автомобили в производственных целях, и ремонтного предприятия применяются только нормы ГК РФ, так как в этом случае заказчики рассматриваются не как потребители, а как деловые партнеры ремонтного предприятия по заключенным договорам и их споры разрешаются в арбитражном суде. Партнеры могут включить в договор те же условия выполнения работ, которые предусмотрены в “Правилах”, но могут договориться и о других. Использование автомобиля для личных или производственных нужд является определяющим фактором в выборе применяемых норм права.