Итак, эти примеры мы запишем в квадранте № 1, где совместились необходимые и срочные дела. Назовем его «Необходимость». Некоторые допускают ошибку, считая такие дела «плохими». Но они необязательно «плохие»; это просто жизнь.
Под квадрантом № 1 расположен квадрант № 3. Сюда попадают дела «срочные», которые в то же время нельзя назвать «важными». Нам только кажется, что их нужно сделать срочно. Сравните их с делами из квадранта № 1. Можно ли их считать одинаково необходимыми? Что происходит с вами в течение дня из того списка дел, которые должны попасть в квадрант № 3? Да, собрания… Вы не знаете, сколько это займет времени; вы сидите и говорите себе: «О господи, что я здесь делаю?» Что еще? Какие-то задания, которые начальство требует с пеной у рта, хотя от них мало что зависит.
Назовем квадрант № 3 «Разочарования». Почему? Да потому, что какие-то дела вы считаете неотложными просто потому, что в данный момент вам так кажется.
Теперь – нижний правый квадрант, № 4. Существуют занятия, которые нельзя считать ни «важными», ни «срочными». Ни то и ни другое. Что можно отнести к этой категории? Ну? Телевизор? Вы решаете посмотреть свое любимое шоу, занимающее полчаса, и не отходите от экрана больше трех часов кряду… Еще примеры?.. Компьютерные игры… Да. Блуждание по Интернету, когда вы хотите что-то найти… Кстати, вы знаете, когда больше всего покупают в интернет-магазинах? В рабочее время. Вот так, есть свежая статистика. Что еще? Назовем квадрант № 4 «Расточительство и излишества». Подобное времяпрепровождение тоже может вводить нас в заблуждение, и мы будем специально об этом говорить.
Остался верхний правый квадрант, квадрант № 2. К нему относятся вещи «важные», но не «срочные». Приведите какие-нибудь примеры… «Уделять время семье»… В этом нет никакой срочности, но это необходимо. Что еще? «Планирование… Составление для себя каких-то программ…» Что-то еще? Работа, о которой вы помните, но которую откладываете, пока она не перейдет в квадрант «Необходимость». Назовем квадрант № 2 «Эффективность и баланс».
Говорит Стивен Кови
Позвольте мне еще кое-что сказать о матрице времени. Я обнаружил, что она является одним из наиболее удивительных средств организации мышления, с которыми я сталкивался в жизни. И если вы будете с ней работать, то почувствуете то же самое.
В сущности, вы поймете, что все, что вам нужно сделать, – это научиться говорить два слова: «да» и «нет»… Главное, будьте последовательны. С радостью соглашайтесь с тем, что близко уму и сердцу, что для вас по-настоящему важно. При этом научитесь отказываться – легко, без усилий, не испытывая вины. Говорите «нет» с удовольствием, бодро, даже с улыбкой. Люди, не умеющие сосредоточиваться на своих основных целях и даже еще не знающие, что им действительно нужно, умеют говорить в нужных случаях «да», но не могут сказать «нет» с улыбкой, легко, с удовольствием и не чувствуя за собой вины. Лучшая комбинация – когда говоришь «да» тому, что важно, и «нет» – тому, что, может быть, и срочно, но не имеет отношения к твоим основным целям.