Начав использовать «Пирамиду эффективности», вы уже зафиксируете что-то в органайзере: свои ценности, роли, цели. Будет на что опереться. Но это – планирование на неделю. Планированием на день мы пока не занимались. Это ваша задача на ближайшие три недели. Работая таким образом, вы увидите, сколько преимуществ это может дать.
Вот что написано в журнале Harvard Business Review в статье «Опасайтесь занятого менеджера»: 90 % менеджеров не могут сосредоточиться на ключевых целях организации или увлечься ими, поскольку не могут отличить безумной гонки от конструктивных действий.
В одной из компаний, в которой я работал, мой офис был в том же крыле, что и кабинет заместителя директора по персоналу. Помещение находилось в жутком состоянии. В раннем варианте нашей учебной программы специальный раздел был посвящен наведению порядка в своем кабинете. Поскольку я учил этому людей, мой собственный должен был быть образцом в этом отношении. Я наводил у себя порядок, и мне это действительно помогало. Как-то мимо проходил заместитель директора. Он увидел, что мой стол ничем не захламлен и передо мной лежит только то, чем я тогда был занят, и сказал: «Выглядит по-деловому». На самом деле он так не думал. Ему казалось, что эффективный и результативный работник и его кабинет должны выглядеть иначе. Интересный пример того, что люди считают признаком деловитости. Приняв участие в нашей программе, вы придете к другому выводу.
Хорошая система планирования должна быть в состоянии управлять тем, что мы называем «основной четверкой». В нее входят задачи, встречи, заметки и контакты. Эти составляющие помогают в работе, но, чтобы управлять ими, нужна эффективная система.
Вот что интересно: использовать «основную четверку» можно на бумаге. Работая с карманным компьютером типа Palm, знаете ли вы, чему соответствуют четыре кнопки этого устройства? Нашей «основной четверке». Если вы пользуетесь программой Outlook не только для электронной переписки, то знаете, что главная панель задач программы слева – та же самая четверка. Итак, нужно уметь управлять этими четырьмя составляющими своей деятельности: задачами, встречами, заметками и контактами. Выберете оптимальное средство, с которым вам удобнее работать.
Чтобы система управления была эффективной, она должна удовлетворять трем условиям.
Во-первых, это возможность интеграции. Сегодня мы располагаем множеством средств: бумажными носителями, портативными и настольными компьютерами, программой Outlook, сотовыми телефонами, которые также позволяют работать с электронной почтой и находиться в режиме онлайн. Все эти возможности должны давать единую картину. Сегодня во второй половине дня мы начнем работать с «основной четверкой» с помощью органайзера. Когда вы станете действовать самостоятельно, постарайтесь найти место всем составляющим основной четверки в единой системе, без дублирования. Мы заметно снизим ее результативность, если будем использовать каждое из средств планирования по отдельности.