Вторая характеристика эффективной системы – мобильность, возможность иметь необходимые данные под рукой. Только так можно работать с «основной четверкой». Мы еще вернемся к этому вопросу; но в любом случае система планирования должна вам позволять в любой момент определять свои задачи, намечать встречи и делать записи. Вас ничто не должно ограничивать, даже когда вы отходите от своего письменного стола.
Теперь третье условие. Система управления должна быть персонализирована. Сегодня я покажу вам некоторые весьма полезные приемы. Мы верим, что наши исследования и многолетние занятия планированием времени позволят поделиться с вами идеями и технологиями, которые помогут участникам нашего семинара работать с каждой составляющей основной четверки наиболее эффективно. Но эти приемы не являются чем-то готовым. То, что я делаю, не следует повторять буквально. Нужно приспособить их для себя, сделать так, чтобы они приносили максимальную пользу именно вам. Персонализация средств планирования в первую очередь касается тех характеристик системы, о которых мы уже говорили: ее интегрированности и мобильности.
Итак, я хочу показать, как можно работать с «основной четверкой» на бумаге. Это первое и основное. Я прошу любителей техники не огорчаться и не уходить. Я расскажу только о принципах работы, а затем мы подумаем, как их можно реализовать на портативном компьютере, с помощью Outlook Express или других компьютерных программ. Они мало отличаются друг от друга. Итак, сначала общие принципы, а потом – возможные варианты.
Рассмотрим отдельные элементы «франклиновского» органайзера. Первый из них – «Помесячный календарь» на весь год. Если вы посмотрите в органайзер, то увидите, что все 12 месяцев представлены только в таком виде: предыдущий месяц, текущий месяц и последующий месяц. Что же касается календаря на год, то он позволяет увидеть все месяцы одновременно, охватить их одним взглядом. Можно планировать мероприятия на все 12 месяцев вперед.
За «Помесячным календарем» идет «Перечень основных задач». Эта страница помогает справляться со стрессом. Здесь вы фиксируете все задачи, которые предстоит решить за текущий месяц, хотя конкретного дня пока еще не выбрали. Или же это задачи, которые вы планируете на следующий месяц, и тоже без определенной даты. В «Перечень основных задач» можно занести много дел. Для личных и рабочих в нем выделены отдельные столбцы. Такую информацию полезно иметь под рукой.
Посмотрим теперь на страницы, предназначенные для каждого отдельного дня. Слева расположены две колонки: «График мероприятий» и «Задачи». Напротив них имеется страница, предназначенная для записей. Она так и называется «Ежедневные записи».