Новая техническая информация:
• изменения в программе выпуска моделей;
• изменения в конструкции изделий и технологии ремонта;
• изменения в регламенте и в содержании отдельных операций техобслуживания;
• изменения в информационных материалах;
• новые инструменты, аппаратура и оборудование;
• новые возможности обучения внутри и (или) вне предприятия.
Проблемы эффективности и качества работы:
• новые акценты, обусловленные содержанием справочников по ремонту;
• актуальные проблемы собственного предприятия (упущения в работе, рекламации от клиентов, повторные ремонты);
• конкретные меры по устранению недоработок;
• результаты проверки сервисного цеха, анализа имиджа предприятия, телефонного опроса и т. п.;
Ситуация на предприятии и планируемые мероприятия:
• важнейшие показатели работы предприятия в предыдущем месяце: фактическая занятость, коэффициент эффективности, коэффициент присутствия, среднесменное количество выполняемых заказов и т. п.;
• планируемые организационные, кадровые или строительно-технические изменения;
• планируемые учебные мероприятия, подготовка подчинённых к предстоящему посещению курсов и семинаров.
Мнения, идеи и прочие новости:
• новые законодательные и нормативные акты;
• действия конкурентов;
• освоение рынка;
• количество проданных товаров;
• интересные сообщения из специальной и общей периодики;
• предложения и идеи, поступившие от исполнителей;
• результаты посещения курсов и семинаров;
• поздравления и поощрительные выступления по особым поводам.
Это перечисление возможных тем для обсуждения вовсе не означает, что все они должны затрагиваться на каждом совещании. Лучше основательно рассмотреть немногие важные вопросы, нежели вскользь пройтись по всем сразу.
Состав участников совещаний.
На регулярно проводимые совещания обязательно должны приглашаться все работники сервисного подразделения, в т. ч. ученики. Если количество занятых превышает определённую величину (например, 15 человек), то целесообразно или даже необходимо проводить по нескольку совещаний – с разными группами исполнителей.
Руководство проведением совещаний.
Подготовка и проведение совещаний – сложные задачи, как правило, требующие личного участия сервис-менеджера. Это не означает, однако, что в конкретном случае соответствующие полномочия не могут быть делегированы другим руководителям сервисного подразделения, например, начальнику сервисного цеха или мастеру технического обучения.
Подготовка совещания.
На стадии подготовки совещания надлежит учитывать следующее. Подборку вопросов для обсуждения нужно делать заранее. Их совокупность должна быть отражена в тезисах предстоящего доклада. Не исключено, что потребуется приготовить и диапозитивы для демонстрации через проектор. Путём опроса исполнителей надо выяснить, нет ли с их стороны тем для обсуждения, и если есть, то какие. Узнайте, что хотели бы люди от данного собрания и от каждого обсуждаемого вопроса. Структурируйте план собрания так, чтобы он отвечал следующим требованиям: легкое начало, сложные проблемы относятся на середину собрания, легкое завершение. Заранее обсудите проблемы или конфликты с теми, кто намерен выставить их на рассмотрение, снизив тем самым агрессивность заинтересованных сторон. Своевременно проинформируйте о предстоящем совещании коммерческого директора. Своевременно сообщите участникам совещания точное время его проведения, напомнив при этом о необходимости сформулировать позицию или предложения по определённым вопросам. Подготовьте зал совещаний, а также вспомогательные материалы и наглядные пособия.