А еще лучше – не торопитесь нарушать правила или слепо им следовать. Начните со сбора информации и анализа вашей «целевой аудитории». Вот список вопросов для такого анализа (отнюдь не исчерпывающий):
• Адресат и тема письма:
• Кто ваш адресат? Кому вы собираетесь писать?
• Какие две-три главные мысли вы хотите донести до адресата при помощи своего документа?
• Какую реакцию адресата вы хотите получить в ответ на документ? (Например: одобрение сделанной работы, согласие с идеей или предложением, решение, указание, совет и т. п.)
• Приоритеты адресата:
• Что является важным, приоритетным для этого руководителя (и человека) в целом, безотносительно вашей темы? Какие проблемы, задачи и вопросы его волнуют по-настоящему?
• Входит ли ваша тема в перечень важного для адресата?
• На какие факторы адресат обращает особое внимание, когда формирует свое мнение и принимает решения? (Например: текущие затраты и доходы, новые возможности – будущие перспективы, риски, инновации, производительность труда, соблюдение правил, хороший климат в команде, удовлетворенность клиентов и т. п.)
• Как адресат воспринимает информацию:
• Он предпочитает получать краткое изложение вопроса или его интересуют подробные выкладки и обоснования?
• Он скорее романтик (то есть мыслит глобальными целями и идеями, не опускается до вопросов «как сделать») или прагматик (рассчитывает баланс затрат и выгод, думает о внедрении и выполнимости планов)?
• За что он хвалит нижестоящих, которые обращаются к нему с отчетами, запросами и предложениями? За что он чаще всего критикует их?
• Какие еще особенности восприятия информации характерны для вашего адресата?
• Как адресат воспринимает вашу тему и вас как автора:
• Есть ли у адресата сформированная позиция, мнение по вашей теме – или вы будете писать о вещах, которые ему совершенно неизвестны?
• Если позиция уже есть, в чем она состоит? (Например: сторонник, противник, иная позиция.)
• Адресат вас знает – или вы для него Инкогнито?
• Если он знает вас, то в какой мере он доверяет вам в том вопросе, о котором вы собираетесь писать?
Если вы хорошо знаете какую-либо классификацию типов личности и умеете ею пользоваться, это может помочь в анализе особенностей вашего адресата. Вот некоторые полезные типологии:
• MBTI – индикатор типов Майерс – Бриггс;
• DISC – типология Д. Гайера;
• PAEI – типология менеджерских ролей И. Адизеса;
• типология командных ролей Р. М. Белбина;
• типология 4F «ЭКОПСИ Консалтинг».
Однако помните о том, что любая типология – это тоже стереотип.
Ваша выжимка этой главы: ______________________