Вводный раздел этого отчета представлял собой три полновесные страницы текста. И вроде бы руководитель кадровой службы пишет по делу – задает контекст… Между тем драгоценное время первого лица уходит. По мере прочтения отчета у него возникают следующие мысли: «О поручении совета директоров и своем распоряжении я помню, а в методы исследования углубляться не хочу. Когда же автор перейдет к самому главному? Что они обнаружили, какие решения предлагают? На какой странице все это написано?..»
Отчет с понятными главными мыслями
Уважаемый Леонид Степанович!
Согласно Вашему указанию от 25.08 мы провели исследование причин возникновения социальной напряженности на заводе в Климишах.
1. Уровень социальной напряженности:
1.1. Общая удовлетворенность (все аспекты работы) – 56 %. Имеет место снижение на 27 % к прошлому году.
<…>
Резюме: ситуацию можно охарактеризовать как взрывоопасную. Вероятность начала забастовки высокая. Забастовка не начинается только по причине отсутствия ярких лидеров протеста.
2. Причины напряженности (в порядке убывания значимости):
2.1. Решение руководства компании о переводе 20 % фиксированного заработка (заработной платы) в квартальную премию вызывает острое недовольство 86 % рабочих. Работники требуют отмены этого решения.
2.2. 49 % работников жалуются на неудобность нового сменного графика, введенного для оптимизации поставок сырья.
<…>
3. Предложения руководству. Возможные меры по снижению социальной напряженности:
3.1. Провести разъяснительную работу о причинах перевода 20 % з.п. в премию. Частично раскрыть финансовые показатели завода.
3.2. Пересмотреть систему премирования, связав размер премии с факторами, подконтрольными работникам.
3.3. Вместе с департаментом поставок изучить вопрос о возвращении прежнего графика смен.
<…>
Приложение: методика исследования и статистические данные
<…>
В первой строке этого отчета автор тоже напоминает контекст – но делает это в минимально необходимом объеме, а затем сразу переходит к главным мыслям (уровень напряженности, ее причины и предложения руководству).
Здесь напрашивается возражение: «Ведь адресат может не понять, как докладчик пришел именно к таким главным мыслям. Не лучше ли сначала изложить все исходные данные, как следует подготовить почву – и лишь затем сделать вывод или предложить решение?»
К сожалению, подход «от второстепенного к главному» сработает только в том случае, если у вашего адресата хватит терпения прочитать все страницы документа. А первые лица не хотят ждать. Большинство из них соображают быстро и вообще весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения, уяснив главное и не вдаваясь в детали. А если что-либо важное будет им не ясно, они сами зададут вам вопрос.