Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц (Безручко) - страница 40
В более сложных ситуациях с очень высокой ценой вопроса и рисками раздел 4 следует заполнить. В части ресурсов размещаются подробный бюджет, калькуляция доходов и расходов, перечень источников средств. В части плана действий описываются ключевые этапы и сроки их завершения, указываются ответственные. Если план содержит серьезные риски, необходимо перечислить эти риски и указать меры по их снижению.
Шаблон 2: отчет об исполнении плана или поручения «План – факт»
Цель:получить подтверждение и оценку сделанной работы.
Структура:
Название плана или поручения, отраженное в заголовке отчета.
1. Резюме. Главные мысли отчета.
2. Статус «план – факт». Описание того, что сделано, что не сделано, почему не сделано, когда будет сделано, сколько потрачено ресурсов.
Статус часто удобно представлять в табличной форме – например, так:
Расходы и статус не обязательно описывать строго так, как указано в этой таблице, однако приведенные варианты подойдут в большинстве случаев.
Пример использования шаблона «План – факт»
Генеральный директор запросил у руководителя департамента маркетинга отчет о выполнении плана мероприятий за первый квартал.
Отчет о выполнении плана маркетинговых мероприятий за I квартал 2013 г.
1. Резюме
Из пяти запланированных мероприятий четыре завершены.
Возникла задержка по изготовлению ТВ-ролика, вызванная необходимостью доработки концепции. В связи с этой задержкой израсходовано лишь 42 % бюджета первого квартала. Работа над роликом будет завершена 12 мая.
2. Статус «план – факт»
В приведенном примере невозможно описать результат в терминах эффекта. Если же общий экономический или организационный эффект от реализации плана можно показать, это нужно делать сразу – в первом разделе отчета. Затем следует указать эффект от реализации конкретных мероприятий, добавив столбец в таблице статуса:
Если адресату будет достаточно резюме, он не станет читать дальше. Если потребуются уточнения, он сможет ознакомиться с более подробной информацией в разделе статуса.
Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»
Цель: получить согласие с выводами и рекомендациями.
Структура:
1. Цель отчета
2. Выводы
3. Рекомендации
4. Результаты исследования. Факты и данные, на которых основаны выводы и рекомендации.
5. Методика сбора и анализа фактов и данных
Пример использования шаблона «Выводы – рекомендации»
По запросу руководителя крупной транспортной компании, осуществляющей междугородние автобусные перевозки, было проведено исследование удовлетворенности клиентов. Результаты исследования представлены в отчете: