1. Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящен ваш документ. Изучите своего адресата.
2. Сформулируйте цель документа.
• Задайте себе вопрос: «Какую именно реакцию на свой документ я хочу получить от адресата?» Ответ на этот вопрос и есть цель документа.
• Запишите цель.
3. Составьте список мыслей, которые вы хотите донести до адресата.
• Сформулируйте каждую мысль одним коротким предложением либо представьте ее в виде графика, схемы или таблицы.
• Структурировать и выделять главные мысли пока не нужно. Порядок перечисления мыслей – произвольный.
4. Создайте структуру документа.
• Если есть возможность, спросите первое лицо, на какие вопросы он/она хочет увидеть ответ в вашем документе.
• Воспользуйтесь принципом пирамиды или структурируйте документ с помощью вопросов.
5. Организуйте информацию в соответствии с созданной структурой.
• Сгруппируйте мысли по темам.
• Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).
• Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.
• Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.
6. Cоберите или сформулируйте недостающую информацию. Если необходимо, уточните цель документа.
7. Напишите связный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).
8. При необходимости создайте выжимку (executive summary).
9. Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. вкладку). Скорректируйте, упростите и сократите.
10. Дайте документу и выжимке немного «отлежаться», затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя. Внесите правки. Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете.
11. Отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию.