Часто понятие «оформление документа» по существу связано с приданием ДТ такой композиционной структуры, которая закрепилась за ним. При этом учитывается не только наличие всех микротекстов, которые должны входить в текст, не только порядок их следования, но и соразмерность микротекстов, входящих в ДТ. В том случае, если вид и композиционные параметры текста не заданы строгими образцами-регуляторами, реализуется общий принцип лаконичности текста, который часто нарушается. Адресанты предполагают, что включение дополнительных разделов, описывающих личные обстоятельства, биографические сведения, сделают документ более эффективным.
Отражением правильной композиции ДТ является характер и технические способы рубрикации. Точно и кратко определена рубрикация Л.B. Рахманиным: «Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста». Проверка соблюдения принципа однородности рубрикации (композиционные фрагменты – микротексты одинакового организационно-текстового уровня), иерархичности рубрикации (рубрицируемые фрагменты имеют отношения подчинения и/или соподчинения) – обязательный компонент редакционной деятельности. При этом необходимо устранить знаковые несоответствия, допускаемые чаще всего при отражении иерархических композиционных структур. Пример: устойчивая последовательность – римские цифры (I, II, III…) – арабские цифры (1, 2, 3…) – строчные буквы кириллицы (а, б, в…). При высокой степени самостоятельности микротекстов, при их содержательно-функциональной стабильности возможно использование внутритекстовых заголовков. Редактируя ДТ, необходимо убедиться как в правильности формулировок, которые приняты и закреплены унифицирующими правилами (например, для текстов контрактных документов), так и в верном оформлении этих элементов с точки зрения их компактности, знакового оформления, текстового дизайна.
6. Логические и фактические ошибки и их исправление
Фактические ошибки по своей сути лингвистическими не являются. Они могут быть отражением некомпетентности, невнимательности, неполноты владения информацией. Однако в процессе редактирования фактические ошибки должны выявляться и исправляться. Чаще всего фактические ошибки заключаются в искажениях персональных данных, в неточных цифровых компонентах ДТ, в представлении мотивов и оснований действий. Последний вид фактических ошибок связан с проявлением различных форм субъективизма. Это обстоятельство дает основание говорить о преднамеренных и непреднамеренных фактических ошибках в текстах документов. Преднамеренные фактические ошибки наиболее опасны, поскольку могут формировать основу для криминального развития событий, в основе которого будут находиться документные причины.