Использование гипертекстовых возможностей способствует лучшему удовлетворению индивидуальных информационных потребностей, оптимизирует работу с массивами документных текстов. В общем случае элементом, отсылающим к связанным текстовым фрагментам, может быть вербальный, графический или иной компонент, имеющий определенный и воспроизводимый визуальный облик. Однако с позиции документной лингвистики наиболее интересными являются случаи, когда фрагмент-ссылка имеет вид вербальной единицы. В некоторых случаях они являются высказываниями, чаще – лексико-фразеологическими единицами, включенными в текст. Для ДТ научно-технической и официально-деловой коммуникации этими единицами, как правило, являются термины. Гипертекст реализует возможность некоторых лексико-фразеологических элементов текстов выступать в качестве ключевых слов, связанных гипертекстом, и образующие подвижные логико-семантические системы. Под ключевыми словами понимаются лексико-фразеологические единицы, значимые с точки зрения аспектного подхода к оценке содержания текста.
Пример
Письмо как единица документопотока.Хотя понятие «документопоток» не имеет формальной дефиниции, оно интуитивно понятно, термин используется достаточно устойчиво, не образуя дефинитивной конфликтности, в частности, на стадии обсуждениия такого принципиального понятия как «документооборот».
Управление подготовкой и рассылкой деловых писем определяются теми обстоятельствами, что письма при всем стремлении к унификации, связанном с действием принципов официально-деловой коммуникации в целом, являются наиболее свободным, «творческим» видом официально-деловых документов. Следствием этого является значительная свобода в выборе документоформирующих средств, их структурировании. Однако при этом деловое письмо всегда остается единицей документопотока, осуществляющего внешние коммуникативные связи предприятий и организаций.
Управление эпистолярными процессами и технология порождения текста письма при рассмотрении этих сложных видов деятельности в аспекте системных характеристик информационной деятельности на предприятии определяются следующими особенностями.
Во-первых, уровнем документно-линвистической подготовки персонала, занимающегося составлением и редактированием текстов писем. В связи с этой стороной дела, имеющей множество составляющих, при подготовке документоведов и офис-менеджеров высшей квалификации необходимо, по нашему мнению, совершенствовать содержание курсов «Документная лингвистика». последние часто представляют собой выдержки курса «Функциональная стилистика», не рассматривающие коммуникативно-производственный контекст, в котором работают письма.