1. Текст документа как реализация системы правил и ограничений
Текст документа (ДТ), как показывают вышеприведенные рассуждения, не является произвольным, как по содержанию, так и по форме. И в процессе создания, и во время обработки документа постоянно проявляется влияние правил, которые относятся не только к области документоведения и документоведческим технологиям, но и к лингвистике документа, следовательно, к тексту в целом и к его составляющим. Если рассматривать сферы, в которых реализуются устойчивые правила и ограничения, связанные с подготовкой документных текстов, то можно выделить три основания регулирования и ограничения документных средств.
Первая система правил и ограничений обусловлена собственно языковыми законами и правилами. Можно говорить об общеязыковых правилах и о частных, внутриязыковых регуляторах, действующих в отношении ограниченного класса лингвистических объектов. Общеязыковые механизмы регулирования определяют такие качественные и количественные стороны ДТ, как доминирование средств естественного языка относительно всех документных средств, используемых при создании текстов, отсечение всех нелитературных ресурсов национального языка и абсолютная ориентация на литературную сферу языка. Общеязыковой уровень ограничений проявляется и в ограничении сферы использования такого лингвистического объекта, как документный текст. Мы говорим об особых условиях документной коммуникации, условия накладывают свой отпечаток на лингвистические параметры документных текстов, и, наоборот, выбор сложного комплекса документных средств-единиц национальных литературных языков влияет на технологии создания документных объектов и на проведение документной коммуникации.
Частные языковые механизмы ограничений и регулирований документных текстов связаны с внутриязыковой дифференциацией средств, единиц языка в зависимости от функций текстов, которые с помощью этих средств создаются. В документных текстах наблюдаются ограничения, связанные со стилевой дифференциацией языка. Речь идет именно о функциональной дифференциации, которая предполагает реализацию ограничений на состав лексико-фразеологических единиц, на модели синтаксических конструкций, характерных для предложений документных текстов. Ограничения, осуществляемые на этом основании, имеют собственное обеспечение в виде словарей, списков, описаний, моделей. Этот лингвистический инструментарий с той или иной степенью жесткости рекомендует, запрещает или разрешает использование элементов ДТ.