Документные тексты являются материалом, в котором реализуются со специальными значениями слова, которые имеют качественные признаки неологизмов, новых слов русского языка, которые затем могут расходиться за пределы документной коммуникации. Эти слова приходят вместе с новыми явлениями, отношениями, предметами; способы их появления могут быть различными: заимствование из других языков, создание средствами родного языка. Неологизм – понятие относительное, через довольно небольшие промежутки времени слова перестают ощущаться как новые. Иногда «жизнь» нового слова оказывается довольно короткой. Примером может быть слово ваучер. Ворвавшись в широкое употребление в начале 90-х годов XX в., к середине первого десятилетия XXI в. слово ушло из активной практики использования в очень узкую, специальную область применения. Неологизмы вполне ожидаемы в ДТ: документирование различных аспектов человеческой деятельности часто предполагает новизну документируемых аспектов действительности, что соответственно предполагает новизну наименований, т. е. лексических единиц.
Ранее говорилось о различном характере использования языковых средств в обществе. Так, если рассматривать слова необщенародного употребления, то ограничения литературной лексики могут носить либо территориальный, либо профессиональный характер. Особенности лексики, имеющей отношение к профессиональной деятельности, требуют особого внимания с точки зрения их использования в ДТ, поэтому рассмотрим эти единицы в следующем специальном разделе. А вот литературные лексические единицы, специфика которых обусловлена территориальными факторами, – диалектизмы – вряд ли могут нам быть интересными с точки зрения их использования в ДТ. Диалектизмы – слова русских народных говоров – активно используются в недокументных текстах: художественных и представляющих разговорно-бытовую речевую практику. Те или иные диалектизмы могут проникать в документные тексты, но это, скорее всего, характерно для текстов жалоб, обращений или иных документов, составляемых неспециалистами, людьми с невысоким или средним уровнем грамотности.
Бранная лексика, просторечия и жаргонные слова находятся за пределами литературного языка. Их использование в письменных ДТ не допускается, хотя в реальности они «прорываются» в документные тексты, составленные людьми, пишущими письма-жалобы под влиянием эмоций. С использованием жаргонных слов (жаргонизмов) ситуация не такая простая. Иногда слова, входящие в профессиональные жаргоны, терминологизируются, «легализуются» в текстах, приобретая статус литературного лексического средства. Такие случаи нередки для ремесленных жаргонов, жаргонов виноделов, компьютерщиков, для других устойчивых видов деятельности. Однако такие процессы скорее исключения для русской документной практики. В целом для документных текстов характерно использование книжно-письменной лексики и большой группы межстилевых слов, т. е. единиц, которые, в отличие от лексики разговорно-бытового общения, характеризуются устойчивостью использования, нейтральностью, определенностью значения, отсутствием чрезмерной эмоциональности, экспрессивности и оценочности.