Вскоре на станцию прибыл первый поезд и из него вышел на платформу великий князь. Строгим взглядом он окинул своих будущих сотрудников, быстрой походкой обошел их фронт, молча пожимая всем руки, и вернулся к себе в вагон. Немедленно затем его поезд отошел, направляясь в месторасположение Ставки. Вслед за ним двинулся туда же и наш поезд.
Так, в строгой и сосредоточенной атмосфере, без лишних слов началась повседневная работа Штаба.
Местонахождение Ставки находилось вблизи местечка Барановичи, в районе казарм железнодорожной бригады. Казармы эти, окруженные лесом, были пусты, так как занимавшая их бригада ушла на фронт.
К этим казармам было проведено от железнодорожной магистрали несколько путей, на которых и стали поезда штаба.
На пути, ведущем к отдельно расположенному дому начальника бригады, стал поезд Верховного Главнокомандующего. В этом доме поместилось управление генерал-квартирмейстера, и к нему были проведены прямые провода связи с фронтом и Петербургом.
Ежедневно рано утром великий князь из своего вагона направлялся, в сопровождении начальника штаба, в управление, где, ознакомившись с донесениями, поступавшими за ночь с фронтов, принимал совместно с генерал-квартирмейстером оперативные решения. Все же донесения, поступающие в течение дня, докладывались великому князю в его вагоне, куда являлись к нему во всякое время для доклада начальники управлений Штаба.
Таким образом великий князь был осведомлен во всех подробностях о ходе военных действий, и фактически — а не номинально, ими руководил. Иногда великий князь со своим поездом покидал на короткий срок Ставку и отправлялся на совещания к Главнокомандующим фронтами, но за время своего пребывания на посту Верховного Главнокомандующего великий князь в Петербург или куда-либо в тыл не ездил.
Второй поезд стоял на другом пути в небольшом расстоянии от первого, и остальные управления штаба разместились в ближайших казарменных постройках бригады. Личное общение между управлениями штаба ограничивалось кратким изложением дела или получением справки. В управление же генерал-квартирмейстера чины штаба, не принимавшие непосредственного участия в оперативной работе, вообще не допускались.
Штаб Верховного Главнокомандующего при великом князе был весьма немногочисленный: в управлении генерал-квартирмейстера было около 8 офицеров Генерального штаба, а в каждом из остальных военных управлений, т. е. в управлениях дежурного генерала, военных сообщений и военно-морском было от 4 до 6 офицеров, так что в непосредственной работе по верховному управлению вооруженными силами России участвовало всего около 25 офицеров. Во всём же штабе, включая чинов дипломатической и гражданской канцелярии, офицеров для шифрования, адъютантов, офицеров на второстепенных или специальных должностях, было всего человек около 60, не считая офицеров частей, несших охрану Ставки и ее обслуживающих.