Захламленный письменный стол мало чем отличается от переполненного ящика входящих сообщений – проблема эта преследует очень многих современных работников. В обоих случаях
вещиберут верх над
функциональностьюнашей жизни, что негативно сказывается на нашей продуктивности. Как-то сразу после моего выступления перед работниками крупной производственной компании меня пригласил к себе Барри, один из ее топ-менеджеров. Еще до того как мы вошли в его кабинет, он стал извиняться за царящий там беспорядок: все выглядело так, будто четырехлетний ребенок играл в «бумажный смерч». Но Барри больше беспокоила другая проблема – его электронная почта. Он признался, что в ящике входящих сообщений более 1400 писем, накопившихся за последние два месяца, пока он работал над крупным проектом. Теперь, когда проект завершился, он понимал, что ему нужно приступить к разбору завала, но от одной только мысли об этом парню становилось не по себе.
Глядя через его плечо, когда он прокручивал на экране свои непрочитанные сообщения, я оценил масштабы проблемы. По прошествии трех минут он дошел только до 350-го. «Мне не управиться с этой горой, – сказал он, – и к тому же я могу подцепить какой-нибудь компьютерный вирус, который может вывести мой компьютер из строя». В этот момент стресс у Барри был настолько сильным, что каждое новое полученное электронное письмо вызывало у него рефлекторную стрессовую реакцию. Ему было противно даже думать об этом. Он не только хотел избежать этого неприятного занятия, но и был настолько подавлен, что не хотел заниматься ничем вообще.
Я согласился помочь. Прежде всего, сказал я ему, нужно подавить свое растущее беспокойство. Ящик входящих сообщений – это не саблезубый тигр. Это проблема, которая разрешается с помощью планирования и продуманных усилий, а не подпитываемой адреналином паники. Я видел, что Барри нужно поговорить об этой проблеме, выразить свои ощущения словами, чтобы переместить ее из эмоциональной части мозга в рациональную.
...
Я напомнил ему, что хорошее противоядие от эмоциональной захваченности – самоосознание, и порекомендовал держать блокнот под рукой, чтобы записывать туда свои мысли всякий раз, когда возникает ощущение, что стресс вот-вот выйдет на поверхность.
Затем мы начертили следующий круг. Обработать все непрочитанные электронные сообщения, накопившиеся за два месяца, за один раз вряд ли кому-то по силам, а Барри необходимо было увидеть хоть какой-то прогресс в тот же день. Поэтому я посоветовал забыть обо всем, что было получено ранее, и отвечать только на те письма, которые приходят сейчас. По прошествии трех-четырех дней работы только с новыми входящими сообщениями, когда появится ощущение контроля над ситуацией, можно будет взяться за письма, полученные вчера. На следующий день можно будет обработать сообщения, пришедшие днем ранее, и так далее. Я также сказал, что этому занятию следует посвящать не более часа в день. Иначе без ограничения по времени даже маленькие, постепенно выполняемые задачи могут снова превратиться в большую проблему, не имеющую конца и края.