Донесения и извещения посылаются преимущественно в письменном виде. Словесные донесения и извещения при приеме обязательно записываются. О чем и когда доносить, — определяется указаниями вышестоящего штаба и обстановкой.
Постоянная и своевременная посылка донесений составляет важнейшую обязанность всех командиров и штабов. Следует помнить, что безотказное управление возможно только при условии постоянной информации подчиненных и соседей.
Обязательно требуется доносить: об установлений соприкосновения с противником или об отсутствии его в том месте, где он предполагался; о выполнении поставленной задачи; о внезапном нападении противника.
Донесения, для представления которых установлен срок, называются срочными. К срочным донесениям относятся оперативные, разведывательные и другие специальные сводки. Сроки и рубежи для представления сводок или донесений устанавливаются старшим начальником. Всякое важное сведение должно сообщаться немедленно. Кроме того, сведения о противнике сообщаются непосредственно тем частям, которым противник угрожает.
95. Оперативный документ должен иметь подпись, очередной номер и отметки:
а) кому отправляется;
б) времени и места составления;
в) масштаба и года издания карты, которой пользовались при его составлении;
г) времени отправления.
Адресат обозначается либо по фамилии, либо по условному коду. Время составления документа проставляется подписывающим в момент подписания. При составлении документа следует:
а) названия населенных пунктов и местных предметов строго согласовывать с картой и не склонять их; при пользовании иностранными картами названия писать теми буквами, которыми они написаны на карте, и в скобках обозначать произношение по-русски; при перечислении нескольких населенных пунктов и местных предметов каждый отделять запятой;
б) пункты одного и того же названия, пункты без названия и малозаметные или трудно находимые пункты ориентировать по отношению к ближайшему крупному населенному пункту или резко выделяющемуся на карте местному предмету;
в) дороги обозначать достаточным количеством населенных пунктов и перекрестков;
г) окраины населенных пунктов, местных предметов и опушки лесов обозначать по странам света, берега рек — по течению или по сторонам горизонта;
д) участки местности и расположение войск своих и противника указывать, начиная со своего правого фланга;
е) указание направлений вместо «вправо», «влево» и т. д. преимущественно производить по сторонам горизонта; при обозначении «правый», «левый» считать всегда по своей руке, обратившись лицом в сторону противника.