Действительно, иногда все идет успешно, т. е. все работы выполняются по плану. Это хорошо. Но если бы все и всегда шло по плану, менеджеры проектов вообще были бы не нужны. Оценивать ход выполнения проекта необходимо, главным образом для того, чтобы понять, когда следует вмешаться и ускорить процесс!
Если вы не выдерживаете график или выходите за рамки бюджета, можно воспользоваться резервом. (В предыдущей главе я рассказал, как создавать его, так что какой-то запас прочности у вас есть.) Хотя резерв желательно не использовать, порой без него не обойтись. Предположим, что к третьей неделе работы вы опаздываете на два дня. Если ваш резерв равен десяти дням, то в срок вы еще укладываетесь. Можно попытаться наверстать упущенное, ускорив выполнение каких-то задач, но это возможно не всегда. В таком случае помните, что резерв ограничен, а потребность в нем еще может возникнуть. Есть одно правило, которым стоит руководствоваться: пользоваться резервом исходя из общего хода выполнения работ. Так, выполнив проект на 50 %, нельзя использовать больше половины резерва. Если за две недели работ резерв исчерпан, а проект рассчитан на три месяца, то, скорее всего, в сроки вы не уложитесь.
Проблемы
Все сложности, возникающие в ходе проекта, называют проблемами. Их устранение – важная часть работы менеджера проекта. С проблемами мы вообще сталкиваемся постоянно. Если по дороге на работу у вас ломается машина, это – проблема. Заболел коллега, с которым вам нужно встретиться и решить некие вопросы? Проблема! Прибор, который вы планировали купить за 1 тыс. ф. ст., стоит 2 тыс. ф. ст. Тоже проблема! Компьютерная программа, которую вы пишите, оказалась сложнее, чем вы предполагали, и на нее уходит не пять, а десять дней? Еще одна проблема. Если подобные проблемы возникают в рамках проекта, обязательно нужно найти способ их решения.
Управление проектами – это структурированный способ достижения цели, и существует процедура решения проблем, повышающая ваши шансы на успех:
1. Удостоверьтесь, что проблема выявлена и характер ее понятен.
2. Найдите адекватные меры решения проблемы.
3. Назначьте ответственного за исполнение.
4. Установите срок, к которому должна быть решена проблема.
Риски
Самых неприятных проблем можно избежать, если заранее спрогнозировать возможные сбои и принять меры по их предотвращению.
Поскольку полностью предсказать будущее невозможно, риск присутствует во всем, что мы делаем. Можно планировать успешный запуск нового продукта в следующем году, но есть риск, что конкуренты опередят вас и выпустят аналогичную продукцию. Например, вы планируете построить дом, но существует риск, что вы не получите разрешения на застройку. Или вы собрались в Индонезию на следующей неделе, но есть риск, что не будет билетов на самолет. Вы планируете покрасить стены в гостиной, но есть риск, что сначала придется их оштукатурить.