Чтобы поддерживать ясность, категории должны быть визуально, физически и психологически отделены друг от друга.
Если вы пренебрегаете этим разделением на категории и позволяете разным пунктам визуально или ментально попадать в одну группу, у вас может сформироваться психологическая невосприимчивость к содержанию. Например, если вы поместили справочные материалы в ту же стопку, что и материалы, которые хотите прочитать, скорее всего, вы их так и не прочитаете. Если вы фиксируете в списке следующих действий события, которые должны быть отмечены в календаре, потому что у них есть конкретные даты, то скоро перестанете доверять своему календарю и будете постоянно перепроверять списки действий. Если у вас есть проекты, которыми вы собираетесь заняться в будущем, поместите их в список «Когда-нибудь / может быть», так чтобы в списке текущих проектов вы могли сосредоточиться на активных действиях. А если в список проектов попадают какие-то пункты из листа ожидания, то ваш мозг начинает постоянно на них отвлекаться, что очень непродуктивно.
Все, что вам нужно, — это списки и папки
Когда вы знаете, что именно вам нужно отслеживать (об этом мы говорили в предыдущей главе), все, что вам нужно, — это списки и папки. Этого вполне достаточно для напоминаний, хранения справочных и вспомогательных материалов. С помощью списков (я уже говорил о том, что это могут быть отдельные листы в папках) вы сможете отслеживать свои текущие проекты, дела, к которым хотите вернуться позже, а также действия, которые вам нужно предпринять для решения открытых вопросов. Для хранения справочных материалов и информации по текущим проектам вам потребуются папки (цифровые или обычные).
Многие люди годами составляют списки задач, но при этом не слишком эффективно. Они скептически относятся к таким простым системам, как та, что предлагаю я. Большинство из этих людей помещают в свои списки совсем не то, что надо, или оставляют их неполными. Из-за этого списки теряют свою функциональность, а люди продолжают держать часть задач в голове. Все становится гораздо проще, когда вы знаете, что должно быть в списках: остается только найти способ ими управлять.
Я не дал бы ровным счетом ничего за простоту по эту сторону сложности, но отдал бы жизнь за простоту по ту сторону сложности.
Оливер Уэнделл Холмс
Как я уже говорил, не стоит терять время на внешнее структурирование списков по приоритетам, чтобы не переделывать все, когда ситуация изменится. Для многих людей попытка создать такую структуру в процессе организации неизменно оборачивается головной болью. Вы сможете более эффективно интуитивно определять приоритеты, когда у вас перед глазами будет полный список, а не несколько меняющихся вариантов. Список задач — это способ отслеживать абсолютно весь спектр задач, обязательства по которым вы на себя приняли, и возможность постоянного обзора этого спектра.