Организованность — это способность хранить вещи там, где они, по вашему мнению, и должны находиться. Если вы решаете сохранить что-то как справочный материал и помещаете это в собственную систему хранения, это хорошая организация. Если вы решаете, что вам нужно напоминание, чтобы сделать телефонный звонок, и помещаете это напоминание туда, где, по вашему мнению, должны находиться все подобные напоминания, это хорошая организация. Звучит просто, но при этом возникает серьезный вопрос: что значат для вас все эти задачи? В предыдущей главе мы убедились, что многое из того, что люди пытаются организовывать, они для себя не прояснили. Но даже после прояснения возможны более тонкие различия, которые предполагают творческий подход и разную степень контроля. Подробнее об этом я расскажу в данной главе по мере описания организационных шагов и инструментов, которые понадобятся вам, чтобы систематизировать вашу корзину «Входящие». Когда вы разбираете свои «входящие», то создаете списки и группы вопросов, нуждающихся в организации, и неизбежно думаете о дополнительных элементах. Иными словами, формируете свою систему организации не сразу и не на пустом месте. Она будет меняться по мере того, как вы систематизируете разные материалы и определяете, поместили ли вы их туда, куда удобно. Ваша система должна и будет меняться вместе с вами. Основные моменты останутся неизменными, но оптимальная структура управления через год может выглядеть абсолютно иначе.
Я должен создать систему или стать рабом системы, созданной другим.
Уильям Блейк, поэт, художник
Внешние элементы диаграммы рабочего процесса показывают основные категории, куда попадают ваши материалы, когда вы решаете, что они для вас значат и что по их поводу нужно сделать.
Основные категории
Есть семь базовых категорий, которые вам следует отслеживать и которыми нужно управлять с организационной и операционной точек зрения:
список проектов;
вспомогательные материалы по проекту;
мероприятия и информация;
список следующих действий;
лист ожидания;
справочные материалы;
список «Когда-нибудь / может быть».
Важность четких границ
Очень важно, чтобы между всеми этими категориями были четкие границы. Каждая из них представляет собой отдельный тип соглашения, которое мы заключаем с собой и о котором мы должны получить напоминание в конкретное время и конкретным способом. Если эти категории теряют границы, польза от системы организации сойдет на нет.
Именно поэтому сбор информации и прояснение, что она значит для вас, являются первостепенными факторами в процессе организации. Большинство людей стремятся взять свою жизнь под контроль, просто стараясь «стать организованными». При этом они оперируют неполными списками дел, где перечислены неясные задачи. Однако если вы придерживались тех рекомендаций, которые я дал, у вас должно быть довольно четкое представление о том, что необходимо отслеживать, а также практический способ систематизировать ваши задачи.