Советую указывать рядом с каждым пунктом телефонный номер. Нередко складываются ситуации, когда вы позвонили бы, если бы не нужно было искать номер телефона. Впрочем, если вы пользуетесь мобильным телефоном, достаточно нажать на кнопку.
За компьютером. Если вы работаете за компьютером (особенно если у вас несколько устройств: рабочий и домашний компьютеры, ноутбук и планшет), может оказаться полезным систематизировать все действия, которые нужно выполнить, попав за компьютер. Так вы увидите весь спектр задач: электронные письма, которые нужно отправить, документы, которые следует подготовить или отредактировать, и т. д.
Поскольку я много летаю, я составляю два списка дел: «За компьютером» и «Онлайн». На борту самолета, где обычно нет Wi-Fi, я не могу подключиться к интернету или своим серверам, что бывает нужно для работы. Вместо того чтобы смотреть в свой список и выбирать, что я могу сделать, а что нет, я точно знаю, что в списке «За компьютером» у меня зафиксированы только те задачи, которые не требуют подключения к интернету. Это освобождает от необходимости дополнительно систематизировать список по этому критерию.
Внимательно подумайте, где, когда и при каких обстоятельствах вы можете выполнять конкретные действия, и организуйте свои списки соответственно.
Если вы работаете за компьютером только в офисе или только дома, эти действия можно включить в списки, организованные по местоположению. Впрочем, было бы полезно видеть все задачи, связанные с компьютером, когда вы находитесь рядом с компьютером. С другой стороны, если ваша работа достаточно мобильна и вы можете выполнять ее и на компьютере, и на ноутбуке, и на планшете, и на смартфоне, тогда, возможно, оптимальным вариантом для вас будет записать все задачи в один общий список «Цифровой контекст» или поместить их в категорию «В любом месте».
Поездки. Имеет смысл поместить в одном месте напоминания обо всех делах, которые нужно выполнить, когда вы не в офисе. Общий список поможет попутно справиться с большим количеством задач. В него попадут самые разные дела: «Получить в банке сертификаты на акции», «Забрать костюм из ателье» или «Купить цветы для Робин».
Конечно, этот список может быть составлен в виде самоклеящихся листков с напоминаниями в вашем блокноте, или на холодильнике, или в виде электронного списка дел в приложении по управлению задачами.
Иногда полезно создавать подсписки в рамках отдельных пунктов списка «Поездки». Например, если вам нужно что-то купить в строительном магазине, стоит внести в список пункт «Строительный магазин», а затем перечислить все, что нужно купить. Это напоминание можно сделать на стикере или, если вы пользуетесь технологичными устройствами, добавить как отдельный комментарий к пункту списка «Строительный магазин», в котором указать все детали28.