Инструменты, которые вам понадобятся
Если вы твердо решили полностью придерживаться предложенной методики управления рабочим процессом, для начала вам понадобятся некоторые базовые инструменты. По ходу дела вы, скорее всего, будете балансировать между использованием уже привычных вещей и оценкой новых возможностей.
Обратите внимание, что действенные инструменты не значит дорогие. Часто, когда речь идет о самых простых предметах, чем более «навороченной» выглядит вещь, тем меньше от нее пользы на самом деле.
Основные инструменты для обработки информации
Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам нужны:
лотки для бумаг (хотя бы три штуки);
пачка простой бумаги;
ручка/карандаш;
самоклеящиеся листочки;
канцелярские скрепки;
степлер;
скотч;
канцелярские резинки;
устройство для наклеивания ярлыков;
папки для бумаг;
календарь;
мусорная корзина;
современная техника для сбора и организации информации, составления списков дел, включая мобильные устройства, персональные компьютеры, бумажные системы для планирования и блокноты (при необходимости).
Лотки для бумаг
Вам понадобится один лоток для входящих документов, второй — для исходящих и, возможно, еще пара лотков для документов, с которыми вы работаете в данный момент, и/или для вашей стопки «прочитать/просмотреть». Наиболее удобны лотки с боковым доступом к бумагам размера А4, без выступов, мешающих выдвинуть только один выбранный лист бумаги.
Простая бумага
Обычную канцелярскую бумагу можно использовать для первоначального сбора информации. Как бы вы к этому ни относились, но фиксировать одну мысль на отдельном листе бумаги бывает очень полезно. Большинство людей в конце концов приходят к тому, что записывают свои идеи и мысли на отдельных листах в блокнотах (в противовес одному общему списку). Впоследствии это облегчает им обработку информации и организацию конкретных действий и помогает эффективнее завершить задачу. В любом случае важно, чтобы под рукой у вас всегда имелись чистые листы бумаги в достаточном количестве, чтобы легко записать неожиданные идеи и информацию.
Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и т. д.
Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и канцелярские резинки помогут упорядочить и организовать хранение бумажных материалов. Хотя в современном технологичном мире их становится все меньше, мы еще не покончили с бумажными документами и другими физическими материалами (если вы не заметили!), а потому простые канцелярские принадлежности незаменимы для их хранения.
Ежеминутный сбор информации, ее обработка, обдумывание и организация — процесс довольно сложный. У вас под рукой всегда должны быть инструменты, чтобы максимального его облегчить.