Использование эффективной, простой, легкодоступной системы хранения предоставляет возможность хранить столько информации, сколько вам нужно.
Цифровой формат обеспечивает возможность поиска по всему объему информации, а также возможность отмечать контент с помощью ключевых слов. Тем не менее, когда вариантов для хранения информации слишком много, это создает неразбериху и ненужные сложности. Большинство людей, которых я знаю и которые хотя бы немного заняты, не тратят время и силы на применение этих инструментов для каталогизации всей своей информации во всех возможных приложениях. Поэтому, хотя компьютер дает огромную мощность и гибкость и возможность для организации библиотеки со справочными материалами, для нас становится не меньшей проблемой создать собственные простые и эффективные форматы для справочной информации. Даже в цифровом формате очень полезно иметь логически систематизированную визуальную карту. Например, чтобы найти рестораны в Лондоне, которые мне нравятся, я обращаюсь к своему приложению для хранения общей информации, где я нахожу вкладку «Место», затем «Лондон», затем «Рестораны» — все в алфавитном порядке на каждом уровне абстракции.
Самой серьезной проблемой для поклонников высоких технологий становится легкость сбора и хранения информации. Это приводит к тому, что они просто собирают информацию, не оценивая ее и не используя. Необходимо приложить сознательные усилия, чтобы поддерживать функциональность своей обширной цифровой библиотеки нажатием пары компьютерных клавиш, чтобы информация не отправлялась туда, словно в черную дыру. Некоторые считают, что им не нужно систематизировать свою информацию, раз есть функция поиска. Однако мой опыт показывает, что это не самый эффективный подход. У нас должна быть возможность проводить обзор всей массы собранной информации, для чего нужна определенная форма успешной категоризации.
Время от времени по какому-то проекту или теме собирается большой массив сопутствующих материалов, требующий отдельного ящика, шкафа или цифровой директории. Тем не менее, если материал занимает меньше половины ящика, я рекомендую включать его в общую систему хранения, организованную в алфавитном порядке. Если же вы группируете цифровые файлы, возможно, для них стоит выделить место в качестве субдиректории.
Создать новую папку должно быть просто. У меня всегда под рукой есть запас новых канцелярских папок, дотянуться до которых я могу с легкостью с того места, где сижу, когда разбираю документы из корзины «Входящие». Нет ничего хуже, когда вам нужно сохранить информацию, а под рукой ни одной свободной папки, что усложняет весь процесс. Всегда держите запас новых папок в зоне досягаемости. При хранении цифровой информации вам должно быть удобно быстро создавать новые директории там, где вы храните данные.