Места для хранения должно быть много. Старайтесь, чтобы ваши ящики были заполнены не больше чем на три четверти. Если ящики и шкафы переполнены, у вас возникнет подсознательное нежелание пользоваться этой системой для хранения информации, и нужные вам справочные материалы, скорее всего, будут просто лежать по всему кабинету. Когда какой-то из моих ящиков начинает переполняться, я просто разбираю и фильтрую хранящуюся там информацию, пока жду соединения с кем-нибудь по телефону. Время от времени стоит чистить место для хранения и в своих мобильных устройствах.
Я не знаю практически ни одного человека, у которого не было бы хотя бы одного переполненного ящика. Но если вы бережете свой маникюр и хотите избавиться от подсознательного неприятия системы хранения, нужно позаботиться о том, чтобы ящики и шкафы были достаточно пустыми: так вы сможете доставать оттуда папки и класть их на место без особых усилий. Если речь идет о цифровых документах, следите за тем, чтобы у вас было достаточно места для хранения на компьютере или в сервисе облачных технологий. При этом вы постоянно должны задаваться вопросом, сколько места сами себе готовы выделить, чтобы информация по-прежнему оставалась полезной и легкодоступной, а ваша система не превратилась в черную дыру из огромного объема беспорядочных данных. Время от времени, когда я жду соединения по телефону, я чищу папки в своей электронной почте и старые директории с документами.
Некоторые люди сразу же решают, что им нужно купить еще один шкаф или жесткий диск с большим объемом, словно удаление информации им чем-то угрожает. Однако если информация вам нужна, то хранить ее надо так, чтобы ею можно было легко воспользоваться, не так ли? А если до нее сложно добраться, зачем вообще вы ее храните? Когда в условиях века информации вы делаете хоть что-то, что мешает вам этой информацией воспользоваться... это не слишком умно с вашей стороны.
Возможно, стоит подумать о создании еще одного уровня хранения справочной информации. Например, информацию по завершенным проектам и «мертвым» клиентам, которую тем не менее нужно сохранить, можно вынести на внешний жесткий диск, в «облако» или хотя бы убрать с рабочего стола.
Создавайте ярлыки для папок автоматически. Независимо от размера системы хранения ею должно быть приятно пользоваться. Аккуратно напечатанные ярлыки придадут вашим папкам совершенно иной вид и изменят ваше отношение к ним. Папки с ярлыками выглядят уместно на столе во время деловой встречи; любой человек может воспользоваться ими; вы легко увидите нужную папку издалека или в собственном портфеле, а когда открываете свой ящик или шкаф, перед вами практически список всех ваших папок в алфавитном порядке. Вам становится приятно открывать свой ящик или шкаф и искать там нужное.