Избавляйтесь от мусора. Если сразу понятно, что какие-то материалы вам больше не понадобятся, не тяните — выбрасывайте их. Последовав этому совету, некоторые мои клиенты впервые в жизни навели порядок в центральном ящике своего стола!
Если вы не уверены, что это за материал и стоит ли его хранить, положите его в корзину «Входящие». Вы решите это позже, когда приступите к ее разбору. Однако что точно не следует делать, так это полностью переключаться на процесс принятия решений по поводу каждого материала. Это требует иного психологического настроя, чем процесс сбора материалов, а потому их лучше разделить. В любом случае вам придется подумать, что делать с тем или иным материалом, попавшим в корзину «Входящие», и принять правильное решение будет гораздо проще, если у вас верный настрой. Цель процесса сбора заключается в том, чтобы определить все, что требует вашего дальнейшего внимания, как можно быстрее, наметить план дальнейших действий.
Не стремитесь сделать все сразу! Многие не могут устоять перед соблазном за раз навести порядок во всем офисе (или во всем доме). Это вполне возможно при условии, что вы сумеете найти время на весь процесс (по крайней мере неделю). В противном случае лучше разбить работу на этапы и выполнять их как маленькие проекты с соответствующими напоминаниями, например «Навести порядок в ящике» или «Убраться в шкафу в офисе».
Не позволяйте себе увлечься и навести порядок на одном участке работы, но при этом упустить весь процесс управления действиями. Это может занять больше времени, чем кажется, а ваша цель — разобрать и систематизировать все материалы, а затем организовать систему как можно быстрее.
Ни одному человеку, умеющему читать, не удастся навести порядок на чердаке.
Энн Ландерс
Как быть с задачами, которые уже внесены в список дел? Вполне вероятно, что у вас уже есть списки дел и какая-то система, которыми вы пользуетесь. Тем не менее, пока вы не изучите внимательно данную модель управления рабочим процессом и не начнете ею пользоваться, рекомендую вам относиться к своим спискам как к тому, что требует дальнейших действий, как и все остальное в вашей корзине «Входящие». Ваша система должна быть целостной и последовательной, и, чтобы добиться этого, нужно провести переоценку всего по единым критериям23.
«Мне же нужно было это сделать!..» Часто в процессе сбора люди находят бумагу или документ, который заставляет их воскликнуть: «Боже мой! Это совершенно вылетело у меня из головы! Я же должен был это сделать!» Это может быть напоминание о том, что нужно было позвонить кому-то два дня назад, или комментарии, оставшиеся с деловой встречи, о том, что следовало сделать несколько недель назад. Они не хотят помещать эту бумагу вместе с остальными в корзину «Входящие» просто потому, что боятся снова упустить это из виду.