В таком случае прежде всего спросите себя, действительно ли вам нужно выполнить эту задачу прямо сейчас и прервать первоначальный процесс. Если да, разберитесь с этой задачей безотлагательно. Если нет, просто положите в корзину «Входящие». Вы в любом случае приступите к обработке материалов из этой корзины в ближайшем будущем, так что эта бумага не потеряется.
Если вы не можете разобраться с задачей в данный момент и вам нужно, чтобы напоминание о ней постоянно находилось у вас перед глазами, создайте «чрезвычайную» стопку с такими бумагами в зоне досягаемости. Это не идеальное решение, но оно сработает. Помните, что возможное беспокойство будет проявляться сильнее, когда вы начнете более ясно осознавать спектр задач. Создайте для себя любую поддержку, которая вам нужна.
Начните с рабочего стола
Вы готовы? Отлично. Начинайте складывать все вещи с рабочего стола в корзину «Входящие». Часто прямо у вас под рукой скапливается множество вещей, которые нужно туда отправить. У многих такой корзиной становится вся поверхность рабочего стола. Если вы из их числа, то на столе скопились несколько стопок с документами и материалами. Начните с одного конца стола и постепенно продвигайтесь вперед, разбираясь со всем, что попадается на глаза. Как правило, это:
стопки писем, напоминаний, отчетов, справочных материалов;
записки на стикерах;
стопки визиток;
счета;
заметки с деловых встреч.
Не поддавайтесь соблазну сказать, как сначала это делают практически все: «Я знаю, что в этой стопке, пусть она здесь и остается». Именно это уже не сработало раньше, и потому всю стопку нужно отправить в лоток для входящих документов. В моей практике еще не было человека, который не испытал бы огромного облегчения после того, как все-таки поборол себя и пропустил свои привычные стопки документов через эту систему.
Легко сопротивляться и стараться не касаться ничего, что может потребовать от вас напряжения мысли.
По мере того как вы наводите порядок на своем рабочем столе, подумайте, не хотите ли вы сменить какую-то технику или оборудование. Устраивает ли вас система телефонии? Ваш компьютер? Сам рабочий стол? Если вы хотите что-то заменить, сделайте себе напоминание об этом и поместите его в корзину «Входящие».
Ящики стола
Затем возьмитесь за ящики стола, если они имеются: один ящик за раз. Есть там что-то, что требует вашего внимания или действий? Что-то ненужное? Если да, поместите напоминание об этом в корзину «Входящие». Воспользуетесь ли вы этой возможностью, чтобы навести порядок в ящиках и систематизировать их содержимое или просто напишете себе напоминание сделать это позже, зависит от того, сколько у вас времени и насколько заполнены ваши ящики.