Город был административным, а то и военно-административным центром. «Штатные», то есть обладавшие административными функциями, города делились на губернские и уездные. На конец XIX в. в империи состояло 69 губерний с их центрами и дюжина окраинных областей, по сути, от губерний ничем не отличавшихся. Во главе губернии стоял ее начальник (официальное наименование), губернатор, лично назначавшийся Императором и подчиненный Министерству внутренних дел. Области и некоторые окраинные губернии возглавлялись военными губернаторами, одновременно являвшимися и воинскими начальниками. Пограничные губернии, по несколько, объединялись в генерал-губернаторства; однако генерал-губернатор не управлял подведомственной территорией, а только осуществлял высший контроль за администрацией и был командующим войсками. Губернатор в своей деятельности опирался на свою канцелярию во главе с ее правителем дел. А поскольку функции управления были многообразны, в верховном подчинении губернатора находилось множество губернских учреждений. Система их, даже с 1775 г., когда было введено Учреждение о губерниях, постепенно менялась в сторону умножения. К концу XIX в. в губернском городе находились губернское правление, казенная палата, губернское казначейство, губернский статистический комитет, губернские по земским и городским делам, по крестьянским делам, податное, по питейным делам, по фабричным делам присутствия, управление государственных имуществ, распорядительный и лесоохранительный комитеты, учреждения контрольного, таможенного, военного, духовного, учебного, почтово-телеграфного и иных ведомств, а ранее имелись губернские комиссии – дорожная, строительная, народного продовольствия; палата государственных имуществ, удельная контора, присутствие и комитет о земских повинностях, приказ общественного призрения, управление акцизными сборами, контрольная палата, по воинской повинности присутствие. Соответствующие учреждения находились и в уездных городах, а так как у губернских городов были свои уезды, то уездные учреждения имелись и здесь.
Поскольку в книге то и дело будут попадаться названия различных учреждений и должностей, необходимо дать читателю хотя бы самое краткое представление о них.
Все высшие и центральные учреждения, от Сената до министерств, подразделялись на департаменты во главе с директорами, а департаменты – на отделения во главе с начальниками отделений. Подразделениями министерств, либо самостоятельными распорядительными учреждениями были и экспедиции, возглавлявшиеся экспедиторами. Отделения, экспедиции, а также многие местные учреждения делились на исполнявшие определенные функции столы во главе со столоначальниками; иногда по старинке столы назывались повытьями, а их начальники – повытчиками. Хозяйственные функции и в высших, центральных, и в местных учреждениях принадлежали экзекуторам, которые, кроме снабжения учреждений дровами, чернилами, перьями, мебелью и т. п., также наблюдали за порядком и дисциплиной служащих. Надзор за соблюдением законов всеми местами и должностными лицами принадлежал назначаемым Сенатом прокурорам, помощниками и заместителями которых были губернские и уездные стряпчие уголовных и гражданских дел.