Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться (Рязанцев, Антипин) - страница 57
В модуле «Документы» есть фильтры, помогающие отобрать нужные файлы по нескольким параметрам.
Во-первых, документы можно помечать избранными, тогда они будут отображаться в общем списке избранного. Второй доступный фильтр – по типу документа. «Мегаплан» различает текстовые документы, презентации, PDF-файлы, таблицы и изображения. Прочие файлы попадают в категорию «Остальные». Кроме этого, документы можно помечать метками. Каждый документ может иметь одну или несколько меток.
Метки бывают локальные, то есть видимые только тому сотруднику, который их добавил, и глобальные, видимые всем сотрудникам, у которых есть доступ к помеченным этими метками файлам. Добавить метки можно при добавлении документа в «Мегаплан» или потом, выбрав пиктограмму «Пометить» на странице просмотра документа или в общем списке документов.
А самый простой и понятный способ сортировки – пользоваться папками и подпапками.
Доступен поиск документов по содержимому. Поддерживаются форматы DOC, XLS, PDF, ODT, ODS и др. (список пополняется). Поиск осуществляется с любой страницы «Мегаплана». Чтобы найти документ, достаточно ввести ключевое слово или фразу в строку поиска информера. Результат будет отображен во всплывающем окне.
В модуле «Документы» вы можете создавать шаблоны документов, актов, нарядов и др. Система будет автоматически генерировать документ по шаблону, используя, например, данные клиента или задачи. Так можно генерировать стандартные коммерческие предложения и иные документы.
Таким образом, все документы, необходимые для ежедневной работы, хранятся в «Мегаплане» и доступны из любой точки мира, где есть Интернет. При загрузке новой версии приходит уведомление. Теперь сотрудники не смогут случайно скачать старую версию коммерческого предложения или отправить устаревшие реквизиты.
Этот способ удобен для тех инструкций, к которым вы будете обращаться эпизодически. Задает сотрудник вопрос – вы ему даете ссылку на инструкцию.
Второй способ. Если у вас в компании есть периодические задачи, их постановку удобно автоматизировать. Периодическая задача – это задача, которую вы ставите подчиненному с определенной регулярностью. Например, подготовить месячный отчет.
Для автоматизации процесса создайте шаблонную периодическую задачу в «Мегаплане»: перейдите в модуль «Задачи», нажмите «Поставить задачу», затем на левой панели выберите раздел «Шаблоны».
В шаблоне пропишите:
• название;
• суть задачи;
• ответственного;
• дедлайн (крайний срок выполнения после постановки задачи, например один день);
• периодичность запуска (каждый день, неделю, месяц, год; время запуска);