Поэтому, даже если вся регламентация вашего бизнеса представляет собой инструкцию по работе с таблицей в формате Excel, которую вы изготовили для своей секретарши, записывающей в эту таблицу время прихода и ухода сотрудников, вместе с этой инструкцией вам необходимо:
• установить сотрудника, ответственного за обновление этой инструкции по мере необходимости;
• установить ответственного за проверку выполнения инструкции и периодичность такой проверки (насколько часто и в каком объеме она выполнялась теми, кому она адресована);
• проводить оценку результативности ее выполнения, то есть оценивать, насколько описываемый инструкцией порядок выполнения работ адекватен имеющимся у вас технологиям и ресурсам, есть ли возможность упростить или удешевить предлагаемый инструкцией алгоритм.
Обязательно связывайте результаты труда сотрудников, выполняющих инструкцию, с результатами проведенных проверок.
Требование, которое не проверяется, как и требование, не связанное с мотивацией сотрудников, не будет выполняться.
Если не хватило одного регламента, обеспечьте единообразие и целостность всех документов, которые используете. А также единообразие процедур их издания (согласования, утверждения, актуализации), доведения до сведения сотрудников и проверки.
Мало что может демотивировать больше сотрудников при работе с документами, чем огромное их количество и совершенно непредсказуемый порядок их появления и рассылки.
Когда работа вашей компании одновременно регулируется несколькими стандартами, написанными консультантом, а также десятью инструкциями и положениями (составленными различными службами и сотрудниками в разные годы без согласования друг с другом и даже иногда без вашего ведома), десятком электронных писем, разосланных после каких-либо скандалов для предупреждения повторения их в будущем, десятком приказов и распоряжений (частично бумажными, а частично – в электронном виде), то кто поможет вашим подчиненным разобраться в том, какие из этих бумаг действительно связаны с выполняемой ими работой, а какие являются артефактами?
Когда вы окажетесь в описанной ситуации, потребуется гораздо больше времени и сил на разбор этих бумажных завалов, чем вам потребовалось бы на то, чтобы изначально завести в своей компании порядок при оформлении документации.
Для наведения порядка потребуется установить:
• монополию на создание документированных требований, то есть запретить подчиненным заниматься регламентацией самовольно, а передать эту обязанность конкретному сотруднику или подразделению;