Рассмотрим примерный список тех вещей, которым обычно бывает нужно уделять внимание:
• уборка в гараже;
• подача налоговой декларации;
• участие в конференции;
• день рождения друга;
• пресс-релиз;
• анализ деятельности;
• изменения в системе управления.
Хотя каждый из этих пунктов кажется относительно ясной задачей или проектом, чтобы определить следующее действие по каждому из них, требуется подумать.
• Уборка в гараже.
…Нужно просто пойти в гараж и начать. Стоп, минуточку, там же большой холодильник, от которого сначала нужно избавиться. Нужно узнать, не заберет ли его Джон Патрик. Нужно…
• Позвонить Джону по поводу холодильника в гараже.
Как насчет…
• Подать налоговую декларацию.
…но я не могу этого сделать, пока не получу справку о доходах по инвестициям. До тех пор ничего не поделаешь. Так что мне надо…
• Подождать документы из фонда Acme Trust.
Что касается…
• Участия в конференции.
…нужно узнать, подготовит ли Сандра для нас папку с информацией для прессы. Думаю, мне нужно…
• Написать электронное письмо Сандре насчет папки с информацией для прессы.
…и так далее. Следующие действия: «Позвонить Джону», «Подождать документы», «Написать Сандре» – это то, по поводу чего нужно принять решение по всем вопросам в вашей корзине «Входящие».
Следующий шаг должен быть конкретным физическим действием
Помните, что ваши действия должны быть вполне конкретными и очевидными. Многие уверены, что они определили следующее действие, решив, что нужно «организовать встречу». Фактически это не действие, так как оно не является описанием физического поведения. Как вы собираетесь организовать встречу: по телефону или по электронной почте? С каким составом участников? Решите. Если вы не примете это решение сейчас, все равно придется вернуться к этому через какое-то время, а цель данного процесса состоит в том, чтобы полностью завершить обдумывание этой задачи. Если вы не определили конкретное физическое действие, необходимое, чтобы запустить процесс, у вас будет возникать психологический пробел каждый раз, когда будете думать об этой задаче. А поскольку вы не отдаете себе в этом сознательного отчета, это ведет к затягиванию принятия решения.
Пока вы не определили конкретное физическое действие, которое должны предпринять, вы станете думать над задачей, прежде чем что-то начнет происходить, и будете активно вовлечены в этот процесс.
Когда вы берете трубку телефона или садитесь за компьютер, важно, чтобы процесс обдумывания был полностью завершен. Тогда вы сможете воспользоваться инструментами и средой, где вы находитесь, чтобы максимально эффективно и просто сделать то, что уже решили.