Однако всякий раз можно делать только что-то одно. Если вы остановились с кем-то поговорить, вы не работаете со списками и не анализируете входящую информацию. Проблема в том, чтобы чувствовать уверенность по поводу того, что вы все-таки решили делать.
Как вы делаете свой выбор? Он основывается на вашем интуитивном суждении, насколько важна неожиданно появившаяся работа по сравнению со всем остальным. Сколько еще времени вы можете не обрабатывать корзину «Входящие», не проводить обзор всех материалов и при этом сохранять уверенность, что вы принимаете верные решения о своих действиях?
Игнорировать непредвиденное (даже если это было бы возможно) означает жить без возможностей, без спонтанности и насыщенных моментов, из которых, собственно, и состоит жизнь.
Стивен Кови, консультант по вопросам управления
Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, которые мешают им выполнять их работу. Однако они неизбежны. Когда вы начнете с легкостью справляться со входящей информацией и станете достаточно организованным, чтобы продуктивно использовать появляющееся свободное время, вы сумеете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете обрабатывать электронные письма в процессе телефонного совещания. Результаты исследований свидетельствуют о том, что человек не может работать в режиме многозадачности, то есть концентрировать внимание на нескольких задачах одновременно. Если вы храните всю информацию только в голове, вы будете пытаться внутренне поместить себя в режим многозадачности. Это психологически невозможно и для многих является источником стресса. Если у вас есть методика помещения незавершенных вопросов во внешнюю систему, ваше внимание может перемещаться с одной задачи на другую и обратно с точностью мастера единоборств, который, кажется, сражается с четырьмя противниками одновременно, но в действительности просто быстро переключает внимание.
Тем не менее, даже если у вас черный пояс по сбору и определению того, что происходит, вы должны научиться делать быстрый и правильный выбор между многочисленными задачами, чтобы поддерживать баланс между направлениями деятельности вашего рабочего процесса. Ваш выбор по-прежнему должен соотноситься с вашим пониманием сущности и целей работы.
Способность эффективно справляться с неожиданностями является конкурентным преимуществом и основным фактором душевного спокойствия и уверенности в жизни. Но в какой-то момент, если вы не сможете удержать ситуацию под контролем, то, что вы занимаетесь только текущими задачами, снизит вашу продуктивность. Наконец, чтобы точно знать, нужно ли вам прекратить что-то делать и заняться вместо этого чем-либо другим, у вас должно быть полное представление обо всех ваших обязательствах и о том, как они соотносятся между собой с точки зрения более широкой перспективы. Единственный способ достичь этого – правильно оценивать свою личную жизнь и работу с позиции разных уровней горизонта.